Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją EZD

Elektroniczny Obieg Dokumentów. System rozwijany od 2005 roku.

Zapytaj o ofertę

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją EZD
Elektroniczny Obieg Dokumentów - papierowych i elektronicznych.

Elektroniczne zarządzanie dokumentacją działa zgodnie z wymogami Kodeksu Postępowania Administracyjnego, Instrukcji Kancelaryjnej danego Podmiotu oraz przy wykorzystaniu Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt.

EZD realizuje funkcjonalność elektronicznego obiegu dokumentów i spraw z zachowaniem wymagań aktualnej instrukcji kancelaryjnej.

Elektroniczny Obieg Dokumentów EZD

Najważniejsze cechy systemu EZD

Bezpieczeństwo

Bezpieczeństwo

Najwyższy poziom bezpieczeństwa dzięki logowaniu do systemu przy pomocy silnego klucza wykorzystującego algorytm szyfrowania SHA2 w wariancie SHA-512, podpisanego bezpiecznym certyfikatem.

ePUAP i profil zaufany

ePUAP i profil zaufany

Automatyczne pobieranie i wysyłanie tzw. „dużych plików” do 500 MB przy pomocy darmowej Elektronicznej Skrzynki Podawczej ePUAP (bez konieczności wcześniejszego logowania się do skrzynki ePUAP2). Pełna integracja pomiędzy ESP na EPUAP z Elektronicznym Obiegiem Dokumentów w Jednostce Administracji Publicznej.

Elektroniczna komunikacja

Elektroniczna komunikacja

Elektroniczna wymiana dokumentów pomiędzy jednostką i jej interesantami oraz pomiędzy wszystkimi jednostkami administracji publicznej na terenie całego kraju! Dostęp do systemu przez każdą nowoczesną przeglądarkę internetową, urządzenia mobilne oraz z każdej lokalizacji z dostępem do Internetu.

 

Elektroniczny Nadawca Poczty Polskiej

e-Nadawca

Nowy moduł pocztowy zintegrowany z systemem Poczty Polskiej tzw. Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej w pełni automatyzujący proces sporządzania, nadawania i wysyłania listów poleconych wraz z automatyczną weryfikacją terminów oraz statusów doręczeń (Śledzenie Przesyłek - "Tracking")

faktury

Faktura ustrukturyzowana

Obsługa faktur elektronicznych (tzw. ustrukturyzowanych e-faktur, których obowiązek przyjmowania wszedł w życie od 18.04.2019r.). Pełna integracja systemu EZD z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF) poprzez dowolnie wybranego Brokera (web Brokera PEF). Szczegółowa informacja: https://efaktura.gov.pl

faktury

Rezerwacje zasobów

Moduł „Rezerwacje” umożliwiający w prosty i przejrzysty sposób zarządzanie zasobami rzeczowymi bądź ludzkimi poprzez dokonywanie rezerwacji czasu poszczególnych zasobów będących w dyspozycji danej jednostki.

 

e-Doręczenia

e-Doręczenia

e-Doręczenia to nowa usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. System zapewnia pełną integrację, zarówno w trybie hybrydowym PUH (przekształcenie w przesyłkę listową), jak i w pełni elektronicznym PURDE wykorzystującym system teleinformatyczny zaufanej strony trzeciej – Operatora Wyznaczonego.

ABC Pro

Współpraca z Legislatorem

Ułatwienie procesu przygotowywania, publikacji oraz dystrybucji aktów pranych w powiązaniu z systemem EAP Legislator i e-Nadzór. Wparcie dla wizualizacji oraz wysyłki przygotowywanych dokumentów.

Wymogi sprzętowe

Wymagania sprzętowe

Dowolny system wirtualizacji i minimalne wymagania: procesor 2-core, pamięć 4GB RAM, dysk 240GB SSD oraz 1TB SATA (Linux Debian 10.x lub 11.x, baza danych PostgreSQL, PHP 7.3). EZD może być obsługiwany na dowolnym urządzeniu wyposażonym w przeglądarkę internetową, jak również na dowolnej platformie: Windows, Linux, iOS, macOS, Android (bez konieczności instalacji dodatkowych aplikacji).

Opis systemu EZD

  • Ogólne cechy systemu

    • Nowoczesny interfejs graficzny: prosty, polskojęzyczny, graficzny, dostosowany do obecnych wymagań i standardów
    • System w pełni responsywny (tzn. dostosowany do urządzeń mobilnych) oraz jako jedyny system w Polsce jest kompatybilny ze wszystkimi najnowocześniejszymi platformami i systemami: Windows, Linux, iOS, macOS, Android
    • Wgląd do poszczególnych etapów obiegu dokumentów
    • Architektura trójwarstwowa:
      • warstwa prezentacji, obejmująca interfejsy użytkownikami WWW,
      • warstwa aplikacji, obejmującą oprogramowanie i szyfrowanie,
      • warstwa danych, zawierającą serwer systemu.
    • Automatyczna integracja ze skrzynką podawczą na EPUAP2
      • pobieranie i wysyłanie dokumentów elektronicznych bezpośrednio z systemu EZD (obsługa tzw. "dużych plików" ePUAP2 czyli odbieranie i wysyłanie plików o rozmiarze do 500 MB przesyłanych nowym interfejsem ePUAP2 - bez konieczności wcześniejszego logowania się do skrzynki ePUAP2),
      • wysyłanie potwierdzenia odbioru UPP (automatycznie jest przypinane do konkretnej sprawy),
      • bieżący monitoring ilości dokumentów oczekujących na skrzynce podawczej.
      • możliwość „masowej” wysyłki (jednego pisma do wielu adresatów) dokumentów elektronicznych przez ePUAP, dzięki zastosowaniu szybkiej wyszukiwarki możliwe jest błyskawicznie dodawanie kolejnych adresatów,
    • Automatyczna integracja z interfejsem składania podpisu, wraz z Profilem Zaufanym (TPSIGNING2)
      • pozwala na podpis dokumentów, bezpośrednio z systemu, zarówno certyfikatem kwalifikowanym jak i profilem zaufanym (PZ)
    • Architektura bezpieczeństwa systemu opiera się na certyfikatach generowanych przez wbudowane centrum certyfikacji
    • System zapewnia pracę na wolnodostępnej relacyjnej bazie danych PostgreSQL, oraz korzysta z obiektowego języka programowania PHP 7
    • System pracuje na otwartym systemie Linux Debian
    • Możliwa jest rejestracja korespondencji w rożnych budynkach i lokalizacjach poprzez sieć Internet wraz z załącznikami
    • Automatyczne numerowanie i asygnowanie przesyłek w postaci kodu kreskowego QR oraz tworzenie raportów i zestawień
    • Obsługa faktur elektronicznych (tzw. ustrukturyzowanych e-faktur, których obowiązek przyjmowania wchodzi w życie od 18.04.2019r.) Pełna integracja systemu EZD z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF) poprzez dowolnie wybranego Brokera (web Brokera PEF).
    • System obiegu dokumentów jest zintegrowany z oferowanym przez nas systemem BIP oraz eBOI – www.elektronicznysamorzad.pl
    • Pełna iontegracja systemu EZD z systemem Poczty Polskiej tzw. "Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej" (https://e-nadawca.poczta-polska.pl), w pełni automatyzujący proces sporządzania, nadawania i wysyłania listów poleconych wraz z automatyczną weryfikacją terminów oraz statusów doręczeń (Śledzenie Przesyłek - "Tracking"),

  • Główne funkcjonalności

    • Pełne i sprawne zarządzanie zewnętrznymi oraz wewnętrznymi dokumentami danej instytucji, poprzez właściwe dysponowanie czasem pracowników oraz przydzielanie im poszczególnych zadań i procesów
    • Elektroniczna obsługa korespondencji wychodzącej i przychodzącej, np. przyjmowanie, dekretowanie, kontrolowanie przepływu dokumentów i sterowanie ich statusem, przypisywanie do osób oraz przekazywanie i wyszukiwanie spraw
    • Monitorowanie przepływu informacji pomiędzy komórkami organizacyjnymi
    • Szybki dostęp do poszczególnych spraw oraz dokumentów dzięki możliwości automatycznego wyszukiwania dokumentów
    • Szybka komunikacja z Biuletynem Informacji Publicznej (BIP) i e-BOI
    • Obsługa kancelarii (i sekretariatów) w zakresie prowadzenia dziennika korespondencji przychodzącej i automatycznie tworzącego się dziennika korespondencji wychodzącej/książki nadawczej,
    • Katalogowanie dokumentów wg kategorii RWA
    • Samodzielne zarządzanie zdefiniowanymi składami chronologicznymi, które występuję w przypadku przejścia przez jednostkę z systemu tradycyjnego na rzecz systemu w pełni elektronicznego tzw. EZD,
    • Porządkowanie obiegu dokumentów i spraw wg obowiązującej instrukcji kancelaryjnej z uwzględnieniem struktury organizacyjnej jednostki
    • Znakowanie dokumentów i spraw unikalnymi sygnaturami wg schematu numeracji obowiązującego w jednostce
    • Znakowanie dokumentów kodem kreskowym QR
    • Automatyczne oznaczanie przesyłek rejestrowanych za pomocą czytnika kodów kreskowych
    • Rozbudowany moduł nadzoru oferujący funkcje kontrolne uprawnionym użytkownikom programu
    • Moduł Archiwum Zakładowego gotowy do współpracy z nowo tworzonym Centralnym Archiwum Państwowym
    • Moduł "Rezerwacje" umożliwiający w prosty i przejrzysty sposób zarządzanie zasobami rzeczowymi bądź ludzkimi poprzez dokonywanie rezerwacji czasu poszczególnych zasobów będących w dyspozycji danej jednostki,

  • Obsługa korespondecji

    • Rejestrowanie formy elektronicznej dokumentów (skanowanie) oraz rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji wewnętrznej urzędu (pomiędzy pracownikami i komórkami organizacyjnymi)
    • System EZD jest w pełni zintegrowany z serwisem ePUAP2.
      • posiada interfejs umożliwiający automatyczną wysyłkę dokumentów elektronicznych na skrzynkę podawczą ePUAP2
      • system umożliwia automatyczne odbieranie i wysłanie dokumentów elektronicznych (w formacie pliku XML) na skrzynkę podawczą ePUAP-u z pełną ich wizualizacją
      • posiada możliwość „masowej” wysyłki (jednego pisma do wielu adresatów) dokumentów elektronicznych przez ePUAP, dzięki zastosowaniu szybkiej wyszukiwarki możliwe jest błyskawicznie dodawanie kolejnych adresatów,
      • pozwala na automatyczny podpis dokumentów poprzez mechanizmy ePUAP2 (również profil zaufany PZ).
    • Baza nadawców i odbiorców korespondencji
    • Obsługa korespondencji tajnej
    • Inteligentny moduł obiegu faktur z restrykcyjnymi uprawnieniami do ich przeglądania
    • Wielopoziomowa dekretacja wpływającej korespondencji z możliwością niezależnego kierowania oryginałów dokumentów. Każda czynność związana z poszczególnym dokumentem, jest rejestrowana (historia obiegu).
    • Nadawanie poleceń i terminów realizacji związanych z korespondencją oraz ich kontrola
    • Obsługa korespondencji wychodzącej również związanej z korespondencją poprzez ePUAP2• Obsługa korespondencji wychodzącej również związanej z korespondencją poprzez ePUAP2
    • Moduł wysyłki pocztowej, polegający na automatyzacji wysyłki korespondencji np. Pocztą Polską (można wprowadzić cennik dowolnego operatora). Moduł zawiera mechanizm wyliczania kosztów jednostkowych przesyłki jak również i globalnych z uwzględnieniem rodzaju przesyłki, ilości, typu, wagi itp.
    • Moduł pism wewnętrznych umożliwiający swobodne sporządzanie i przesyłanie korespondencji wewnątrz jednostki organizacyjnej
    • Moduł wysyłki mailowej umożliwiający między innymi do automatycznego powiadamiania poprzez maila o zakończeniu konkretnego postępowania administracyjnego oraz umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do interesanta z dowolnym załącznikiem bezpośrednio z systemu

  • Korespondecja przychodząca

    • Obsługa korespondencji przychodzącej wspomaga pracę kancelarii i sekretariatów oraz umożliwia rejestrowanie i nadzorowanie obiegu korespondencji przychodzącej wewnątrz jednostki
    • importowanie przesyłek elektronicznych w formacie XML zgodnych ze wzorcem ePUAP2
      • automatyczne rozpoznawanie typu wniosku elektronicznego
      • wizualizacja składanych wniosków w XML
    • Rejestrowanie pism wpływających w wielu, dowolnie zdefiniowanych dziennikach (rejestrach) korespondencji wpływającej
    • Rejestracja poczty elektronicznej, faksów
    • Rejestracja i obsługa faktur ustrukturyzowanych,
    • Jednoczesne rejestrowanie korespondencji na wielu stanowiskach pracy
    • Automatyczna numeracja rejestrowanych pism
    • Skanowanie pism i załączników oraz udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom urzędu, stosownie do ich uprawnień
    • Dołączanie dokumentów w formie dowolnych plików elektronicznych
    • Drukowanie pieczęci wpływu i sygnowanie korespondencji kodem kreskowym QR
    • Identyfikowanie pism przy pomocy czytników kodu kreskowego QR
    • Rejestrowanie załączników do pism
    • Drukowanie potwierdzenia przyjęcia pisma dostarczonego osobiście przez interesanta
    • Klasyfikowanie (kategoryzowanie) pism wg słownika jednostki
    • Obsługa obiegu wewnętrznego korespondencji:
      • wielopoziomowe dekretowanie i przekazywanie pism (oryginałów) do podległych komórek organizacyjnych i pracowników,
      • wycofywanie niewłaściwie zadekretowanej i przekazanej korespondencji,
      • dekretowanie i przekazywanie kopii pism kierowanych „do wiadomości” pracowników i komórek organizacyjnych
      • dołączanie dyspozycji dekretującego pismo w postaci tzw „polecenia decydenta”
    • Automatyczne rejestrowanie historii życia dokumentu od momentu zarejestrowania go w systemie oraz drogi obiegu pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami jednostki oraz czasów zatrzymania
    • Zaawansowane wyszukiwanie akt spraw jak i całych spraw zarejestrowanych w systemie
    • Gromadzenie bazy danych o nadawcach pism i kontrahentach
    • Klasyfikowanie nadawców i kontrahentów
    • Ustalanie terminów rozpatrywania i załatwiania spraw związanych z pismem
    • Zestawianie statystyk i raportów dotyczących korespondencji przychodzącej oraz drukowanie tych raportów

  • Korespondecja wychodząca

    • Rejestrowanie pism wychodzących na każdym stanowisku pracy.
    • Rejestrowanie załączników do pism wychodzących.
    • Automatyczne numerowanie pism.
    • Skanowanie pism i załączników i udostępnianie obrazów tych dokumentów pracownikom.
    • Dołączanie dokumentów w formie plików elektronicznych i skanów.
    • Autoryzowanie i zatwierdzanie treści pism przez osoby uprawnione.
    • Gromadzenie bazy danych o adresatach pism i kontrahentach.
    • Klasyfikowanie adresatów i kontrahentów.
    • Obsługa korespondencji wewnętrznej.
    • Rejestrowanie pism wewnętrznych na każdym stanowisku pracy z załącznikami.
    • Automatyczne numerowanie pism.
    • Kierowanie pism jednocześnie do wielu pracowników i komórek organizacyjnych.
    • System zapewnia możliwość przydzielania zadań samemu sobie oraz innym użytkownikom zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami oraz nadzorowanie terminu i sposobu realizacji.
    • Możliwość jednoznacznego przypisania odpowiedzialności za każdy z dokumentów.

  • Prowadzenie spraw

    • System zapewnia ewidencjonowanie i nadzór dokumentów wewnętrznych jednostki.
    • System umożliwia rejestrowanie i prowadzenie spraw wraz z dokumentami związanymi. Stan sprawy oraz terminy jej realizacji mogą być kontrolowane, a opóźnienia sygnalizowane.
    • Sprawy są gromadzone w teczkach i podteczkach wg Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt i udostępniane zgodnie z uprawnieniami. Możliwe jest przekazywanie prowadzonych spraw innym pracownikom do dalszego prowadzenia.
    • Poszczególne rejestry dokumentów i spraw posiadają wyszukiwarki pozwalające na precyzyjne odnajdywanie szukanych dokumentów i spraw.
    • Baza danych, w której przechowane są dokumenty może być ograniczona jedynie zasobami sprzętowymi serwera
    • System operacyjny serwera zapewnia kontrolowany dostęp do zasobów bazy danych.
    • System wyposażony jest w mechanizmy dokonujące eksportu wybranych danych do Biuletynu Informacji Publicznej zgodnie z obowiązującymi standardami formatu danych oraz zapewnia otwarty interfejs integracji z dowolnym Systemem BIP.
    • • System EZD współpracuje z Elektroniczną Skrzynką Podawczą ePUAP2, Biuletynem Informacji Publicznej (BIP) oraz portalem internetowym eBOI (gmina.eboi3.alfatv.pl) w zakresie osiągnięcia funkcjonalności (załatwianie spraw drogą elektroniczną) np.:
      • o składanie pism i wniosków w formie elektronicznej (za pośrednictwem aktywnego formularza), opatrzonych podpisem elektronicznym kwalifikowanym lub profilem zaufanym (PZ) ePUAP2,
      • sprawdzanie stanu sprawy poprzez Internet,
      • inne czynności ułatwiające obsługę interesantów.
    • Możliwość pracy z uprawnieniami zastępowanego pracownika
    • Kierownictwo i pracownicy są informowani o zdarzeniach i terminach wynikających z prowadzonych spraw, dokumentów i wykonywanych zadań.
    • System zapewnia graficzną sygnalizację przeterminowanych dokumentów i spraw.

  • Funkcje uzupełniające

    • Dołączanie dowolnych dokumentów do akt sprawy: przesyłek przychodzących i wychodzących, dokumentów wewnętrznych.
    • Obsługa przesyłek nie stanowiących akt sprawy
    • Automatyczna numeracja zakładanych spraw z jednoczesną analizą numerów spraw już istniejących
    • Grupowanie dokumentów tworzonych i rejestrowanych w wyspecjalizowanych modułach w segregatory, teczki i podteczki
    • Klasyfikowanie spraw zgodnie z rzeczowym wykazem akt
    • Modyfikowanie rzeczowego wykazu akt stosownie do potrzeb jednostki poprzez dowolną rozbudowę kategorii
    • Sygnalizowanie terminowości realizacji spraw dla kierownictwa
    • Możliwość bezpośredniego wglądu do każdego dokumentu sprawy (sprawy przeterminowane, zbliżający się termin realizacji itp...)
    • Śledzenie historii przebiegu sprawy wraz z jej metryką od chwili zarejestrowania jej w systemie oraz drogi obiegu dokumentów sprawy pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami
    • Sporządzanie zestawień prowadzonych spraw, statystyk i raportów
    • Przeszukiwanie spraw wg kryteriów definiowanych przez użytkownika
    • Eksportowanie danych o stanie realizacji spraw i ewidencji do Biuletynu Informacji Publicznej danej jednostki
    • Automatyczne numerowanie dokumentów w sprawie i sygnowanie dokumentów numerem sprawy
    • Generowanie nowych dokumentów z poziomu sprawy (przesyłek wychodzących, notatek, pism wewnętrznych itp.)
    • Pomoc kontekstowa, odpowiednia dla każdej roli w systemie
    • Dostęp do instrukcji obsługi i odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w trybie 24/7 on-line
    • Generowanie kodów kreskowych zgodnych z EAN-128
    • Generowanie nowych dokumentów z poziomu sprawy (przesyłek wychodzących, notatek, pism wewnętrznych itp.)
    • Integracja modułu interesantów z bazą firm Głównego Urzędu Statystycznego, dzięki czemu po podaniu numeru NIP, REGON lub KRS sytem automatycznie pobiera dane teleadresowe jednostki

Wdrożone systemy

Historia wersji

15.04.2022
  • udostępniono moduł obsługi przesyłek nierejestrowanych (osobne zestawienie przesyłek nierejestrowanych jest dostępne tylko w przypadku uruchomionej integracji z usługą e-nadawca Poczty Polskiej),
  • "odświeżono" widoki kilku mechanizmów co w konsekwencji przyczyniło się do przejrzystości w prezentowaniu danych,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
03.03.2022
  • wysyłka przez ePUAP bez podpisu profilem zaufanym,
  • modyfikacja XML pisma wychodzącego ze względu na typ adresata,
  • dodana opcja wydruku pism elektronicznych,
  • ujednolicenie prezentacji załączników do pism,
  • dodanie tytułu sprawy do tytułu wiadomości z wysyłaną sprawą,
  • dodanie tytułu pisma do tytułu wiadomości z wysyłanym pismem,
  • usprawnienie czytanie i dodawania notatek do pism/spraw,
  • powiększenie okna z wizualizacja pism elektronicznych,
  • automatyczne uruchomienie wyszukiwarki GUS w przypadku braku NIP w bazie interesantów,
  • ujednolicenie wydruku metryczki sprawy,
  • wysyłanie wiadomości do pracowników danej komórki organizacyjnej,
  • dodanie znaku pisma do listy składów chronologicznych,
  • akceptacja/cofanie przez decydenta/kierownika na poziomie pisma,
  • poprawa wyświetlania przycisków ,
  • poprawa wyświetlania nazwy interesanta jeśli jest firmą/instytucją,
  • poprawa wyświetlania danych interesanta NIP i REGON,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.11.2021
  • wprowadzono możliwość „masowej” wysyłki (jednego pisma do wielu adresatów) dokumentów elektronicznych przez ePUAP, dzięki zastosowaniu szybkiej wyszukiwarki możliwe jest błyskawicznie dodawanie kolejnych adresatów,
  • uaktualniono wizualizację faktur ustrukturyzowanych do najnowszej wersji udostępnionej przez brokerów, dzięki temu system zapewnia dostęp do wszystkich danych zawartych w fakturze,
  • "odświeżono" widoki kilku mechanizmów co w konsekwencji przyczyniło się do przejrzystości w prezentowaniu danych,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
26.07.2021
  • zaimplementowano usługę pobierania i wysyłania tzw. „dużych plików” poprzez ePUAP2 (bez konieczności wcześniejszego logowania się do skrzynki ePUAP2). Obecnie system EZD umożliwia pobranie dokumentów elektronicznych o rozmiarze do 500 MB jak również wysyłanie dokumentów do 50 MB bezpośrednio z naszego oprogramowania,
  • "odświeżono" widoki kilku mechanizmów co w konsekwencji przyczyniło się do przejrzystości w prezentowaniu danych,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
18.03.2021
  • gruntownie przebudowano bazę interesantów dodając dodatkowe pola ułatwiające identyfikację poszczególnych interesantów,
  • "odświeżono" widoki kilku mechanizmów co w konsekwencji przyczyniło się do przejrzystości w prezentowaniu danych,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
23.11.2020
  • udostępniony został nowy mechanizm uploadu danych na serwer, obecny mechanizm posiada możliwość wczytywania bardzo dużych plików bez względu na szybkość łącza oraz umożliwia wznawianie przesyłania danych w dowolnym momencie,
  • przebudowano sposób wyświetlania statystyk dotyczących aktywności pracowników w systemie, jak również poszerzono je o nowe funkcje i udostępniono innym grupom użytkowników,
  • zmodyfikowano mechanizm usuwania użytkowników wprowadzając dodatkowe zabezpieczenia,
  • "odświeżono" widoki kilku mechanizmów co w konsekwencji przyczyniło się do przejrzystości w prezentowaniu danych,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.04.2020
  • poszerzono moduł pocztowy zintegrowany z systemem Poczty Polskiej tzw." Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej " o przesyłki zagraniczne, w pełni automatyzując proces sporządzania, nadawania i wysyłania listów poleconych wraz automatyczną weryfikacją terminów oraz statusów doręczeń (Śledzenie Przesyłek - "Tracking"),
  • zmodyfikowano moduł wiadomości wewnętrznych wprowadzając kilka istotnych ułatwień,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
18.12.2019
  • nowy moduł pocztowy zintegrowany z systemem Poczty Polskiej tzw." Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej " w pełni automatyzujący proces sporządzania, nadawania i wysyłania listów poleconych wraz z automatyczną weryfikacją terminów oraz statusów doręczeń (Śledzenie Przesyłek - "Tracking"),
  • rozszerzono możliwość generowania kodów QR dla dokumentów będących w składach chronologicznych przesyłek przychodzących jak i wychodzących oraz dla składów informatycznych nośników danych pełnych,
  • zmieniono schemat Podpisu Zaufanego w przypadku wniosków o dowód osobisty składanych elektronicznie - zgodnie z informacją otrzymaną od Zespołu Centralnego Ośrodka Informatyki oraz Ministerstwa Cyfryzacji,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.10.2019
  • samodzielne zarządzanie zdefiniowanymi składami chronologicznymi, które występuję w przypadku przejścia przez jednostkę z systemu tradycyjnego na rzecz systemu w pełni elektronicznego tzw. EZD,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
08.08.2019
  • udostępniono moduł „Rezerwacje” umożliwiający w prosty i przejrzysty sposób zarządzanie zasobami rzeczowymi bądź ludzkimi poprzez dokonywanie rezerwacji czasu poszczególnych zasobów będących w dyspozycji danej jednostki,
  • zmodyfikowano sposób importowania danych dostarczanych poprzez usługi ePUAP2,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
11.07.2019
  • udostępniono pełną integrację systemu EZD z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF) poprzez dowolnie wybranego Brokera (web Brokera PEF). Centralna platforma umożliwia odbieranie i wysyłanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych i innych dokumentów pomiędzy zamawiającymi a wykonawcami zamówień publicznych. Szczegółowa informacja dot. Platformy Elektronicznego Fakturowania (PEF) dostępna jest pod adresem: https://efaktura.gov.pl
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
26.05.2019
  • wprowadzono innowacyjny system przeszukiwania całej bazy interesantów, dzięki któremu można odnaleźć konkretny rekord jedynie po wpisaniu części imienia lub nazwiska,
  • zaktualizowano cennik usług oferowanych przez Pocztę Polską,
  • usprawniono obsługę tzw. "dużych plików - do 500 MB" doręczanych poprzez elektroniczne formularze ePUAP2,
  • zmodyfikowano sposób zapisu nazw plików podpisywanych podpisem elektronicznym i bezpośrednio wysyłanych z systemu EZD poprzez zintegrowaną usługę ePUAP2 (zmiana dot. ilości znaków w nazwie pliku oraz zamiany znaków diakrytycznych),
  • zaimplementowano nowe biblioteki odpowiedzialne za generowania kodów QR i kodów kreskowych GS1-128 (EAN128),
  • dodano nowy typ przesyłki przychodzącej tj. "Wniosek o udzielenie informacji publicznej (WIP)",
  • zmodyfikowano sposób agregacji danych dostępnych z panelu administracyjnego systemu EZD,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
22.02.2019
  • rozbudowano moduł pocztowy o dodatkową funkcję umożliwiającą automatyczne oznaczanie przesyłek rejestrowanych za pomocą czytnika kodów kreskowych,
  • zintegrowano system EZD z systemem Poczty Polskiej tzw. "Elektronicznym Nadawcą Poczty Polskiej", częściowo automatyzując tym samym proces sporządzania, wysyłania i monitorowania przesyłek pocztowych,
  • zunifikowano mechanizmy umożliwiające przyjmowanie faktur elektronicznych (tzw. ustrukturyzowanych e-faktur, których obowiązek przyjmowania wchodzi w życie od 18.04.2019r.)
  • rozbudowano obsługę korespondencji tajnej o pisma wychodzące (dostępne tylko dla konkretnych osób realizujących sprawę jak również dla bezpośredniego przełożonego),
  • uaktualniono schemat XML pisma wychodzącego do najnowszego wzorca opublikowanego w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów (CRD),
  • wprowadzono nowe wzorce (RegExr) analizy numeru sprawy,
  • wyłączono możliwość dekretacji pism dla administratorów systemu,
  • wprowadzono dodatkowe mechanizmy zabezpieczające przed niepożądanymi działaniami użytkowników,
  • zmodyfikowano kod źródłowy odpowiadający za weryfikację poprawności parsowania dokumentów automatycznie pobieranych ze skrzynek podawczych ePUAP,
  • wprowadzono analizę i korektę zgodności z UTF na każdym etapie dodawania sprawy
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
24.12.2018
  • wprowadzono mechanizmy umożliwiające przyjmowanie faktur elektronicznych (tzw. ustrukturyzowanych e-faktur, których obowiązek przyjmowania wchodzi w życie od 18.04.2019r.), jak również w sposób tradycyjny z uwzględnieniem pól na kwoty i nr faktur VAT
  • zmodyfikowano mechanizm eksportu danych do popularnych formatów: Excel, PDF, CSV dla każdej z występujących ról w systemie (dot. listy użytkowników i komórek organizacyjnych, książki podawczej i wielu innych miejscach)
  • umożliwiono edycję tytułu pisma pracownikowi, który je otrzymał w celu dalszego procedowania
  • uzupełniono rodzaje pism o fakturę korygującą i fakturę proforma
  • zmodyfikowano moduł faktur umożliwiając jednocześnie "Dysponentowi Faktury" na edycję pól dotyczących: nr faktury, opisu oraz daty płatności
  • zaimplementowano nowy moduł integracji z popularnymi systemami dziedzinowymi (Moduł Integracja)
  • wprowadzono dodatkowo zabezpieczenia przed próbą przyjęcia niewłaściwie zakodowanych dokumentów z ePUAP
  • zmodyfikowaliśmy kody źródłowe systemu, dostosowując jednocześnie całość oprogramowania do nowoczesnego PHP7
  • zmodyfikowaliśmy biblioteki Javascipt i jQuery do najnowszych wersji
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
31.05.2018
  • zmodyfikowaliśmy kody źródłowe systemu, dostosowując jednocześnie całość oprogramowania do nowoczesnego PHP7
  • zaktualizowalismy biblioteki tworzenia PDF i wydruków
  • zaktualizowaliśmy biblioteki dostępu do bazy danych ADODB
  • zaktualizowaliśmy biblioteki odpowiadające za generowanie Designu
  • zaktualizowaliśmy informację dot. wydawania certyfikatów przez Ministerstwo Cyfryzacji niezbędnych do integracji systemu z ePUAPem oraz do zapewnienia bezpieczeństwa wymiany informacji
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.11.2017
  • wprowadziliśmy możliwość edycji i usuwania notatek
  • umożliwiliśmy tworzenie notatek ukrytych z funkcją udostępniania ich konkretnym osobom
  • zaimplementowaliśmy integrację modułu interesantów z bazą firm Głównego Urzędu Statystycznego, dzięki czemu po podaniu numeru NIP, REGON lub KRS sytem automatycznie pobiera dane teleadresowe jednostki
  • dodaliśmy samoczynne aktualizowanie informacji liczbowych o zasobach na ekranie startowym (bez konieczności przeładowywania strony)
  • usprawniliśmy moduł statystyk terminowości w roli "Decydent"
  • rozszerzyliśmy rodzaje statustów pracowników o informujące między innymi o urlopach/zwolnieniach
  • zaktualizowaliśmy dokumentację systemową.
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.07.2017
  • wprowadzono nowy interfejs graficzny, który jest w pełni responsywny i kompatybilny ze wszystkimi najnowocześniejszymi platformami i systemami: Windows, Linux, iOS, macOS i Android.
  • zmodyfikowano sposób wydruków, co pozwoliło na uzyskanie większej uniwersalności, bez względu na używany system operacyjny
  • umożliwiono dodawanie zagranicznych kodów pocztowych
  • ulepszono działanie wyszukiwarek pism i spraw
  • zoptymalizowano mechanizm wyświetlania archiwum Pocztowych Książek Nadawczych - dodano podział na lata i miesiące
  • ujednolicono nazewnictwo stosowane w systemie
  • przebudowano dokumentację systemową, z naciskiem na większą przejrzystość i prostotę używania oraz dostępność z poziomu różnych platform i systemów
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.06.2017
  • uaktualniono WEBSERWIS systemu EZD do najnowszej dostępnej wersji, udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji w zakresie ePUAP2 i Profilu Zaufanego odpowiedzialnego za prawidłowe działanie API (np. SSO SAML, wysyłanie/odbiór dokumentów, walidacja podpisów dokumentów, podpisywanie PZ),
  • zmodyfikowano procesy odpowiedzialne za komunikację systemu EZD ze skrzynką podawczą ePUAP2 w zakresie stabilności połączenia, zabezpieczając przed zerwaniem lub zawieszeniem połączenia po stronie ePUAP2,
  • uaktualniono informacje w zakresie sposobu uzyskiwania certyfikatów serwerowych niezbędnych do integracji systemu EZD ze skrzynką podawczą ePUAP2 w związku ze zmianą wystawcy certyfikatów na Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A.,
  • zaktualizowano kod źródłowy systemu EZD w celu dostosowania do wymogów PHP 5.6 oraz Debian 8 “jessie”,
  • zmodyfikowano sposób wyświetlania plików .pdf (Adobe Acrobat Reader),
  • zaktualizowano dokumentację systemową.
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.01.2017
  • uszczegółowiono statystyki w zakresie ilości zrealizowanych pism i spraw w jednostce
  • dodano możliwość oznaczania pisma jako wysłane (np. za pomocą faksu) dla poszczególnych ról w systemie e-OBIEGU, tj. Urzędnik, Naczelnik oraz Referent
  • wprowadzono obsługę korespondencji tajnej (dostępnej tylko dla konretnych osób realizujących sprawę jak również dla bezpośredniego przełożonego)
  • usprawniono pracę związaną z oznaczaniem dostarczonych dokumentów również w wersji papierowej
  • dodano informację dot. zmian w strukturze organizacyjnej jednostki
  • zaktualizowano obiektową warstwę dostępu (DataBase Abstraction Layer - DBAL) do najnowszej wersji dzięki czemu znacząco wzrosła szybkość dostępu do danych
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
17.10.2016
  • dostosowano system EZD do potrzeb nowego systemu informatycznego Profilu Zaufanego (PZ) wyodrębnionego z ePUAP2,
  • uszczegółowiono instrukcję dot. wysyłania dokumentów elektronicznych poprzez ePUAP2 z wykorzystaniem nowego Profilu Zaufanego (PZ),
  • dodano weryfikację wraz z wyświetleniem informacji dot. podpisu elektronicznego w dokumentach opatrzonych Profilem Zaufanym (PZ),
  • wprowadzono dodatkową weryfikację komunikacji pomiędzy systemem e-OBIEG a ePUAP2,
  • usprawniono pracę działania modułów dot. przesyłania wiadomości wewnątrz systemu e-OBIEG oraz dodawania pisma w kancelarii,
  • zaktualizowano dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
08.08.2016r
  • dodano obsługę tzw. "dużych plików" ePUAP2 czyli umożliwiono odbieranie plików o rozmiarze do 500 MB przesyłanych nowym interfejsem ePUAP2,
  • dostosowano parsowanie plików pobieranych z ePUAP2 oraz innych elementów dot. komunikacji związanych z działaniem WEBSERVICE (zgodnie z paczką poprawek ePUAP2 z dnia 16.07.2016r.),
  • zmodyfikowano działanie kalendarzy podczas dekretowania dokumentów,
  • unowocześniono proces generowania oraz pobierania licencji niezbędnej do prawidłowego działania systemu EZD,
  • zaktualizowano dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.06.2016r
  • dla dokumentów pobieranych ze skrzynek podawczych ePUAP2 zastosowano nowe wzory parsowania wykorzystujące technologię schematów XPath,
  • wprowadzono nowe opcje parsowania dot. wszystkich dokumentów tożsamości pobieranych ze skrzynek podawczych ePUAP2,
  • dodano możliwość ustalania planowanych terminów realizacji przesyłek w wielu dokumentach naraz w roli Naczelnik Uprawniony,
  • cały system został zmigrowany z systemu kontroli wersji SVN (Subversion) na nowoczesny system kontroli zmian GIT,
  • zaktualizowano dokumentację systemową.
21.03.2016r
  • dodano informację o szczegółach podpisu elektronicznego zaszytego w plikach XML przesyłanych przez ePUAP2,
  • uaktualniono cennik usług Poczty Polskiej,
  • dodano ścieżkę szybkiego dostępu do poszczególnych funkcji w systemie,
  • wprowadzono datę wszczęcia sprawy z urzędu, tj. datę związaną z doręczeniem zawiadomienia,
  • zmodyfikowano system zabezpieczeń systemu uniemożliwiając włączenie dodatkowej funkcji jako kierownika komórki organizacyjnej w roli "Decydent", w przypadku istnienia już konkretnego pracownika będącego kierownikiem tej komórki,,
  • uproszczono metodę dekretacji pism,
  • zaktualizowano biblioteki odpowiadające za łączenie się systemu EZD z ePUAP2 podążając za zmianami protokołów komunikacji,
  • zaktualizowano biblioteki podpisywania i szyfrowania koperty SOAP,
  • zaktualizowano biblioteki SMARTY w celu podniesienia bezpieczeństwa i wydajności całego systemu EZD
  • zaktualizowano dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
31.12.2015r
  • zmodyfikowano i uproszczono sposób przyjmowania nowych przesyłek do systemu,
  • dodano funkcję "kopiowania" (klonowania) niezadekretowanych pism,
  • rozbudowano rolę "Decydenta" umożliwiając jednocześnie pełnienie funkcji Kierownika komórki organizacyjnej,
  • dostosowano system e-OBIEGU do nowych rozwiazań jakie w ostatnim czasie udostępnił ePUAP2,
  • wprowadzono dodatkową weryfikację poprawności pobieranych pism z ePUAP2,
  • zmodyfikowano sposób obliczania dni roboczych niezbędnych do prawidłowego wyliczania terminu realizacji sprawy (system również uwzględnia dodatkowe dni wolne od pracy wprowadzane przez Administratora systemu),
  • zaktualizowano dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
15.09.2015r
  • zmodyfikowano moduł Archiwum Zakładowego przygotowując jednocześnie system do współpracy z nowo tworzonym Centralnym Archiwum Państwowym,
  • opracowano i wdrożono nowy układ wszystkich tabel zastępując dotychczasowe - tabele wyposażono w nowe zaawansowane filtry niezbędne do agregacji danych,
  • udostępniono możliwość wyszukiwania pisma poprzez znak pisma zewnętrznego,
  • wprowadzono wyświetlanie adresu skrytki podawczej ePUAP na każdym kroku podczas dodawania nowego pisma,
  • umożliwiono edytowanie tytułu pisma przez wszystkich pracowników,
  • zmodyfikowano nazewnictwo związane z absencją pracownika,
  • zoptymalizowano szablony html interfejsu końcowego użytkownika,
  • zaktualizowano biblioteki systemowe i skrypty do najnowych możliwych wersji (smarty,jquery i inne)
  • zaktualizowano dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.04.2015r
  • stworzono nowy moduł pism wewnętrznych umożliwiający swobodne sporządzanie i przesyłanie korespondencji wewnątrz jednostki organizacyjnej
  • dodano nowe kategorie pism wewnętrznych wraz z nowoczesną wyszukiwarką
  • stworzono uniwersalny WEBSERWIS umożliwiający w stosunkowo szybki sposób zintegrować dowolny system dziedzinowy z system e-OBIEG
  • zmodyfikowano dostęp do edycji wszystkich metadanych dokumentów / spraw
  • zmodyfikowano rejestr pism wewnętrznych zgodnie z instrukcją kancelaryjną
  • dodano nową funkcjonalność "zaznacz wszystko", dzięki której można podczas operacji (dekretacji, zatwierdzaniu) zaznaczać wiele pism jednocześnie
  • zaktualizowano mechanizmy odpowiedzialne za integrację systemu EZD ze skrzynką podawczą EPUAP
  • zaktualizowano dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.02.2015r
  • utworzono dodatkowe funkcje integracji z ePUAP zapobiegające dublowaniu plików oraz wprowadzono specjalne mechanizmy sprawdzające poprawność wysyłki plików
  • ulepszono funkcjonalność wysyłki przez ePUAP w trybie doręczenia KPA
  • zmodernizowano panel obsługi struktury komórek organizacyjnych, wprowadzając dodatkowe zabezpieczenia uniemożliwiając popełnianie najczęstszych błędów Administratorów systemu
  • przekonstruowano mechanizm wizualizacji XML dodając nowe dokumenty oraz zestawy znaków
  • wprowadzono drobne poprawki i ulepszenia systemowe,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.12.2014r
  • dodano dodatkowe funkcje rozpoznawania tytułow z dokumentow ePUAP
  • ulepszono funkcjonalność wysyłki przez ePUAP w trybie doręczenia KPA
  • dodano pole z adresem skrytki ePUAP do przesyłek wychodzących,
  • dodano mechanizm normalizujący nietypowe nazwy plików
  • uzupełniono dokumentację systemową,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.11.2014r
  • moduł wysyłki mailowej (opcjonalny), umożliwiający między innymi do automatycznego powiadamiania poprzez maila o zakończeniu konkretnego postępowania administracyjnego oraz umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do interesanta z dowolnym załącznikiem bezpośrednio z systemu,
  • dodano nowy certyfikat ROOT CA ważny do 2044 roku,
  • przeprowadzono optymalizację systemu oraz usunięto niepotrzebne funkcje,
  • zmodyfikowano mechanizmy odpowiedzialne za pobieranie plików przez system, tak aby współpracowały z najnowsyzmi wersjami wszystkich podstawowych przeglądarek (IE,Firefox, Chrome, Opera),
  • zmieniono ekran informacji o braku uwierzytelnia (dodano dokumentację wspomagającą instalację systemu na stanowisku pracy),
  • uzupełniono dokumentację użytkownika,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.09.2014r
  • w pełni dostosowano system do wymagań PHP 5.5 oraz PostgreSQL 9,
  • dokonano zmiany systemu obsługi baz danych na bardziej wydajną bibliotekę ADODB prekompilowaną na serwerze,
  • przeprowadzono optymalizację systemu oraz usunięto niepotrzebne funkcje,
  • zmieniono zabezpieczenia podczas usuwania pracowników w panelu administracyjnym,
  • wprowadzono zmiany w module dodawania interesanta (dodano weryfikację danych, usuwane są tzw. niedrukowane znaki),
  • przeprowadzono optymalizację systemu,
  • wprowadzono zabezpieczenie polegające na przyjmowaniu niestandardowych znaków w tytułach pism,
  • zabezpieczono system przed błędami generowanymi przez ePUAP (np. brak tytułu, błędne dane itp.),
  • zmieniono uprawnienia wznawiania spraw,
  • uzupełniono dokumentację użytkownika.
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
14.02.2014r
  • dodano możliwość przydzielania zastępstw przez Decydentów w przypadku absencji nieplanowanych,
  • dodano możliwość uzupełnienia adresu korespondencyjnego u interesanta,
  • dodano możliwość oznaczenia firmy jako filii (oddziału),
  • urzędnik od ręki może dodać nową przesyłkę przychodzącą,
  • dodano możliwość przypisywania nowych przesyłek wpływających do spraw zarchiwizowanych,
  • uzupełniono nowe ceny przesyłek pocztowych zgodnie z cennikiem PP 01.02.2014,
  • dodano wyświetlanie daty odwołania certyfikatów w panelu administracyjnym,
  • zmieniono sposób prezentowania informacji odnośnie podległości poszczególnych komórek organizacyjnych jak również samych pracowników,
  • uzupełniono dokumentację użytkownika,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
05.11.2013r
  • udostępniono nowy system podpisu przesyłek wychodzących oparty na mechanizmach uwierzytelnienia platformy ePUAP, umożliwiając podpisanie dokumentu elektronicznego certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym bezpośrednio poprzez dowolną przeglądarkę internetową,
  • uzupełniono dokumentację użytkownika,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.09.2013r
  • wprowadzono modyfikacje w module ePUAP, polegające na dostosowaniu systemu e-OBIEG do zmian wynikających z uruchomienia nowego webserwisu przez e-PUAP,
  • wprowadzono dodatkowo mechanizmy wspomagające pobieranie dokumentów elektronicznych ze skrzynki e-PUAP w przypadkach zrywania połączenia internetowego,
  • udostępniono możliwość prowadzenia równolegle kilku aktywnych pocztowych książek nadawczych,
  • umożliwiono przypisywania przesyłek do spraw w archiwum,
  • wyświetlono ilość spraw do korekty na ekranie startowym w roli Naczelnik,
  • uproszczono wysyłanie dokumentów (pism) do opinii, również między komórkami organizacyjnymi funkcjonującymi w danej jednostce,
  • zoptymalizowano sposób dekretacji pism na poszczególne komórki organizacyjne,
  • zmodyfikowano zatwierdzanie pism w roli Naczelnika,
  • uproszczono sposób dekretacji pism na poszczególne komórki organizacyjne z jednoczesną jego automatyzacją,
  • zmodyfikowano sposób działania kalendarzy przy tworzeniach raportów okresowych,
  • wprowadzono modyfikacje systemowe na podstawie przesłanych propozycji zmian przez użytkowników końcowych,
  • zmodyfikowano system generowania numerów spraw oraz wprowadzono zabezpieczenia przed niewłaściwym działaniem użytkowników systemu,
  • zaktualizowano dokumentację użytkownika,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
08.03.2013r
  • umożliwiono dodawanie nowych danych teleadresowych nadawców z "ręki" do niezależnej pocztowej książki nadawczej,
  • zaktualizowano dokumentację użytkownika,
  • umożliwiono przyjmowanie nowych przesyłek bezpośrednio przez naczelników i referentów - funkcja dostępna po uaktywnieniu jej w panelu administracyjnym systemu,
  • wprowadzono nowy mechanizm dot. sprawdzania jak również proponowania kolejnego numeru sprawy w ramach tzw. Teczki,
  • wprowadzono nową opcję wyszukiwania danych tj. po zawartości pola "Opis" w spisie pism/spraw,
  • zmodyfikowano wyszukiwanie oraz drukowanie Teczki Spraw (i podteczek),
  • stworzenie nowych funkcji niezbędnych do przetwarzania elementów akt sprawy niebędące przesyłkami,
  • wprowadzono nowy moduł dekretacji przesyłek wpływających uwzględniający możliwość opcjonalnego przesłania przesyłki "Do wiadomości" do innych komórek organizacyjnych - jednocześnie wyłączona została opcja "Klonuj" u Decydenta,
  • zmodyfikowano funkcję udostępniania przesyłek do wiadomości (stosowaną w przypadku koniecznej współpracy innych komórek organizacyjnych z komórką merytorycznie odpowiedzialną za sprawę),
  • stworzono możliwość dodawania dokumentów do spraw zakończonych i zarchiwizowanych bez konieczności wznawiania spraw (dodawanie dokumentów możliwe jest jedynie do chwili przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego),
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
30.11.2012r
  • nowy moduł wysyłki pocztowej, polegający na automatyzacji wysyłki korespondencji np.Pocztę Polską (można wprowadzić cennik dowolnego operatora). Moduł zawiera mechanizm wyliczania kosztów jednostkowych przesyłki jak również i globalnych z uwzględnieniem rodzaju przesyłki, ilości, typu, wagi itp.
  • dodano system obsługi tabel (kopiowanie, export do excela, zapis do PDF, wydruk)
  • zaktualizowano dokumentację użytkownika.
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.11.2012r
  • system generuje UPP przy wysyłaniu przez ePUAP na adresy instytucji (m.i Urzędu Wojewódzkiego),
  • w systemie oddzielono fizycznie, logicznie pisma (przesyłki,akta sprawy) od spraw dzięki czemu uzyskano przejrzystą strukturę, dzięki czemu umożliwiono dodanie w kolejnych wersjach pełnej obsługi archiwizacji oraz udostępniania pełnej sprawy lub tylko części jej akt oraz automatyczna publikacje na Biuletynie Informacji Publicznej,
  • ostatecznie zablokowano możliwość wprowadzania spraw, którym użytkownik celowo nie nadawał znaku sprawy jak również nie przypisywał odpowiedniej kategorii z jRWA
  • system automatycznie zapisuje pełne metadane zgodnie z najnowszymi wymaganiami,
  • dodano nowe pola charakteryzujące przesyłki, między innymi: sposób dostarczenia, rodzaj dostępu czy typu dokumentu,
  • dodano słowniki rodzajów dokumentów, rodzajów wysyłki i praw dostępów,
  • zmodyfikowano system aby dodatkowo były zapisywane oprócz pełnej historii dokumentu / sprawy również wszelkie zmiany w systemie wraz z pełną ścieżkę obiegu sprawy / konkretnego dokumentu,
  • zmodyfikowano nazewnictwo w systemie, tak aby było zgodne z instrukcją kancelaryjną oraz wszystkimi najnowszymi rozporządzeniami,
  • w pełni został przepisany kod programu na OOP (ang. object-oriented programming) dzięki czemu system będzie działał wydajniej i stabilniej,
  • dodano nowy rewolucyjny system dostępu do bazy danych częściowo skompilowany i obsługiwany natywnie przez serwer Linux dzięki czemu baza będzie pracowała znacznie wydajniej oraz będzie mogła obsłużyć większe ilości danych, nawet tabel o rozmiarach do 32 TB czy rozmiaru dla rzędu do 1.6 TB lub rozmiaru pola do 1 GB
  • zmodyfikowano system automatycznej wysyłki dokumentu elektronicznego poprzez skrzynkę e-PUAP bezpośrednio przez system e-OBIEGU w taki sposób aby system działał prawidłowo nawet przy bardzo wolnych łączach internetowych, jak również w przypadku przeciążenia pracy serwerów ePUAP gdzie następuje długie oczekiwanie na odpowiedź z ePUAP-u
  • dodano możliwość szybkiego podejrzenia wszystkich akt spraw w danej sprawie,
  • przy przyjmowaniu dokumentu z ePUAP przy braku identyfikatorów (PESEL,REGON,NIP) system doposowuje interesanta lub instytucje po adresie skrzynki ePUAP,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.08.2012r
  • zmodyfikowano sposób wysyłki dokumentu elektronicznego z systemu e-OBIEG na skrzynkę podawczą ePUAP, w celu automatycznego otrzymywania potwierdzenia doręczenia dokumentu tzw. UPD (urzędowe poświadczenie doręczenia - tj. zwrotnego potwierdzenia odbioru)
  • wprowadzono kod QR (dwuwymiarowy kod kreskowy) dla każdej przesyłki wpływającej jak i wychodzącej umożliwiający szybkie skanowanie pism przez urzędników oraz jak również sprawdzenie stanu sprawy przez interesantów
  • zaktualizowano dokumentację techniczną,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
25.06.2012r
  • Stworzono nową wyszukiwarkę tj. "Pełna Wyszukiwarka" – umożliwiającą w prosty sposób odnaleźć w jednym miejscu wszystkie: pisma, sprawy, pisma w sprawie oraz faktury (łącznie z archiwum),
  • Dodano nowy rewolucyjny sposób wyświetlania: pism / spraw / pism w sprawie / faktur – wyszukiwanie "w locie po dowolnym polu",
  • Zmodernizowano sposób wyświetlania pism w sprawie – utworzono podział na pisma przychodzące jak i również wychodzące oraz dodano możliwość przeszukiwania dokumentów przez dowolne pole poprzez nowy rodzaj wyszukiwarki
  • W pismach w sprawie dodano informację o stanie pisma tj. do wysyłki / wysłane,
  • Przy dekretacji pisma dodano możliwość sortowania / wyszukiwania po osobie wprowadzającej dokumenty,
  • Dodano szybki wybór interesanta przy dodawaniu nowego pisma,
  • Dodano możliwość edycji danych jak również zmiany terminu przyjęcia pisma przed faktem jego dekretacją,
  • Uzupełniono zapisy dot. wykonywania dodatkowych czynności w systemie e-Obieg, jak również są one wyświetlane do historii obiegu pisma /sprawy,
  • Zmodyfikowano wyświetlane informacje dotyczące wysłania pisma w sprawie / przypisania pisma do sprawy w metryczne sprawy,
  • Dokonano korekt metryczki dokumentu odnośnie formy graficznej,
  • Zoptymalizowano moduł pism wychodzących oraz dostosowano do wymogów najnowszej instrukcji kancelaryjnej,
  • Podczas tworzeniu pisma w sprawie proponowany jest automatycznie tytuł pisma,
  • Wprowadzono dodatkowe funkcje dot. obsługi faktur dla Decydenta jako kierownika komórki organizacyjnej,
  • Dodano pisma "oczekujące na wysyłkę",
  • Dodano możliwość zmiany opisu pisma / sprawy na stanowisku,
  • Dodano wyświetlanie tytułu teczki w spisie spraw,
  • Dodano informację "od kogo" jest dane pismo w spisie spraw,
  • Dodano informację o cofnięciu faktury u Dysponenta Faktur,
  • Zmodernizowano przypisywanie pism do sprawy, między innymi wprowadzono sortowanie spraw od najmłodszych,
  • Pismo w sprawie przejmuje datę realizacji sprawy,
  • Dodano możliwość zmiany daty dla pism u kierowników komórek oraz referentów,
  • Dodano możliwość wysłania pisma wychodzącego do akceptacji przełożonego,
  • W liście interesantów uporządkowano dane według nazwiska i imienia a nie według imienia i nazwiska,
  • Przy dodawaniu interesanta kod pocztowy nie jest sprawdzany ani wymagany dla interesantów spoza granicy Polski,
  • Dodano sortowanie po nazwisku w zastępstwach,
  • Ukryto numer pisma który jest proponowany a nie ostateczny,
  • Zmiana formatu daty w wiadomościach (dodane sortowanie i wyszukiwanie),
  • Dodano wygodny kalendarzyk przy dekretacji faktur,
  • Domyślnie została uruchomiona możliwość zakładania nowych spraw przez kierowników komórek oraz referentów (do wyłączenia w panelu administracyjnym)
  • W panelu administracyjnym dodano informację o ilości pism/spraw jakie są w toku załatwiania przez daną komórkę organizacyjną a także wprowadzono zabezpieczenie polegające na braku możliwości usunięcia komórki /pracownika bez wcześniejszym przedekretowaniu pism / spraw znajdujących w danej komórce organizacyjnej,
  • Dodano możliwość wyczyszczenia plików tymczasowych oraz ponowne pobranie licencji w panelu administracyjnym,
  • Dodano funkcje poprawiającą nazwę pliku w przypadku nazwy z niedozwolonymi znakami lub przekraczającej długość 500 znaków,
  • Wprowadzono poprawki systemowe oraz utworzono duża ilość tzw. dymków z podpowiedziami,
  • Dodano "inteligentny" system rozpoznawania pismo/sprawa oraz praw dostępu,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.02.2012r
  • zablokowano możliwość nadawania znaków spraw w innych formatach niż wynika to z zapisów w obowiązującej instrukcji kancelaryjnej,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
30.12.2011r
  • usprawniono sposób dodawania załączników do pism,
  • wprowadzono możliwość zmiany interesanta bezpośrednio po przyjęciu pisma w Kancelarii,
  • dodano tzw. "Metrykę sprawy" zgodnie z nowelizowanym kodeksem postępowania administracyjnego oraz ustawy ordynacji podatkowej (zgodnie z Dz.U. 2011 nr 186 poz. 1100 - z dnia 15 lipca 2011r.) - Ustawa wchodzi w życie od 07.03.2012r.,
  • w roli Decydenta wprowadzono wyróżnienie w postaci informacji w kolorze czerwonym o "cofnięciu pisma",
  • zmieniono system wyboru daty we wszystkich raportach i dekretacjach,
  • dodano możliwość sortowania po dacie wpłynięcia w liście pism/sprawa danego interesanta,
  • zaktualizowano dokumentację techniczną,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
21.11.2011r
  • zaktualizowano loader ionCube PHP Encoder do najnowszej wersji
  • zaktualizowano dokumentację techniczną,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
7.11.2011r
  • całkowicie przebudowano bazę interesantów, dzięki czemu zarządzanie danymi stało się szybsze i łatwiejsze,
  • w bazie interesantów stworzono nową wyszukiwarkę umożliwiającą jednoczesne przeszukiwanie danych po wszystkich polach, dodatkowo stworzono nowy sposób prezentacji danych z możliwością ich dowolnego sortowania,
  • całkowicie przebudowano sposób prezentacji danych w ARCHIWUM a także uruchomiono nową wyszukiwarkę, jednocześnie stworzono możliwość sortowanie po wszystkich dostępnych kolumnach,
  • ujednolicono wygląd, wprowadzono zmiany w stylach, dodano nowe „guziki” oraz zastosowano nową czcionkę dzięki czemu system jest bardziej przejrzysty i intuicyjny w codziennym użytkowaniu,
  • w wyszukiwarce zaawansowanej dodano automatyczny system podpowiedzi nazwisk pracowników jak również nazwy komórki organizacyjnej – wystarczy zacząć wpisywać początkową wartość aby wyświetliły się dane spełniające wpisany warunek,
  • przy wznawianiu sprawy znajdującej się w ARCHIWUM czas załatwienia zostaje przedłużony automatycznie o 30 dni licząc od dnia wznowienia,
  • wprowadzono szybki i prosty sposób przeglądania załączników załączonych do konkretnego pisma czy sprawy,
  • przebudowano moduł wiadomości, dzięki czemu dodano kilka nowych opcji między innymi automatyczną odpowiedź na otrzymaną wiadomość, w pismach na stanowiskach oraz sprawach w toku dodano kolumnę z nazwą pracownika / komórki organizacyjnej,
  • w historii obiegu dodano szczegółową informację o dokonaniu przez kancelarię predekretacji pisma na komórkę organizacyjną,
  • wprowadzono nowy sposób przeglądania załączników – bezpośrednio w oknie podglądu, zmieniono również sposób pobierania załączników bez konieczności otwierania nowej karty,
  • z wykazu pism usunięto sprawy (nadal można je wyświetlić w kategorii „Sprawy” lub poprzez wyszukiwarkę zaawansowaną),
  • zmodyfikowano rolę Decydenta w części związanej z wyświetlaniem się danych jako Naczelnika komórki. W obecnej wersji systemu w pismach i sprawach własnych znajdują się tylko dokumenty, które zostały skierowane osobiście do Naczelnika komórki organizacyjnej. Dodatkowo zmieniono opcję zakończ do akceptacji na zakończ ostatecznie,
  • w roli Dysponenta Faktur wprowadzono sortowanie danych po wszystkich dostępnych kolumnach,
  • wprowadzono dodatkowe nagłówki do każdego pisma, sprawy, pisma w sprawie czy faktury z informacją o typie i numerze w celu szybkiej identyfikacji,
  • przebudowano rolę „Referenta” w celu wyświetlania się spraw zrealizowanych w tzw. podreferatach,
  • w obecnej wersji systemu „Decydent” ma wyłączoną możliwość dekretacji faktur (dot. tylko sytuacji w której jest w systemie uruchomiony moduł faktur), dekretacja faktur odbywa sie tylko poprzez rolę „Dysponenta Faktur”
  • zreorganizowano system poprzez przeniesienie na nową, szybszą bibliotekę SMARTY zgodny z najnowszymi wersjami PHP i apache
  • inne drobne zmiany systemowe,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
12.08.2011r
  • dostosowanie systemu e-OBIEG w związku z udostępnieniem przez MSWiA nowej wersji skrzynki podawczej ePUAP2 (zmieniającą dotychczasową funkcjonalność skrzynki podawczej) oraz nowej wersji pisma ogólnego,
  • dostosowaniem systemu do wymogów postawionych przez MSWiA związanych za zmianą protokołu SSLv2 na protokół SSLv3 niezbędnego do komunikacji systemu e-Obieg z ePUAP,
  • inne drobne zmiany systemowe,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.07.2011r
  • Usprawniono wysyłkę dokumentów na zewnątrz jednostki,
  • Dodano możliwość wyciąganie załączników ze wszystkich formularzy e-PUAP,
  • Inne drobne zmiany systemowe,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.07.2011r
  • Usprawniono wyświetlanie spraw i pism przy dużej ilości rekordów (serwer wysyła dane w małych paczkach, dzięki czemu możemy wyświetlić nawet 50 000 rekordów i więcej),
  • Dodano zapamiętywanie przeglądanych stron oraz stworzono nową metodę sortowania przy wyświetlaniu rekordów,
  • Inne drobne zmiany systemowe,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
30.05.2011r
  • Usprawniono wyświetlanie spraw w archiwum przy dużej ilości rekordów,
  • Zmodyfikowano wyświetlanie list pism i spraw w przeglądarce Firefox,
  • Przy wysyłaniu wiadomości do wszystkich system obecnie pomija pracowników usuniętych,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
05.05.2011r
  • Zmodyfikowano sposób rozróżniania spraw, pism, pism w sprawie oraz faktur poprzez wprowadzenie nowych symboli graficznych:
    • dla sprawy
    • dla pisma
    • dla pisma w sprawie
    • dla faktur
  • Stworzono interfejs umożliwiający automatyczną wysyłkę dokumentów elektronicznych na skrzynkę podawczą ePUAP, tym samym system e-OBIEG został w pełni zintegrowany z serwisem ePUAP. - obecnie system umożliwia odbieranie jak również automatyczne wysłanie dokumentów elektronicznych (w formacie pliku XML) na skrzynkę podawczą ePUAP-u z pełną ich wizualizacją.
  • Poprawiono w systemie działanie stronicowania w jednej ról tj. Decydencie w zakładce oczekujące na zatwierdzenie,
  • Wprowadzono nową szatę graficzną w systemie e-OBIEG, dzięki której dane są bardziej przejrzyste,
  • Wprowadzono do systemu nową funkcjonalność odpowiedzialną za sortowanie i wyszukiwanie danych, obecnie prawie wszystkie dane zebrane w systemie można w dowolny sposób sortować i wyszukiwać,
  • Utworzono w roli Decydent zakładkę Pisma Własne umożliwiając jednocześnie dekretację pism samemu sobie,
  • Zmieniono system prezentacji danych we wszystkich raportach w celu zoptymalizowania czasu i zajętości serwera,
  • Poprawiono opcję KLONOWANIA PISM u Decydenta,
  • Podczas pobrania dokumentu elektronicznego ze skrzynki podawczej e-PUAP następuje automatyczne zapisanie wszystkich danych petenta w bazie interesanta w systemie e-OBIEG,
  • Dodano wizualizację UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) w Kancelarii
  • Uaktualniono dane wydruku związanego z wysyłką pisma na zewnątrz urzędu a także dane na wydruku potwierdzenia,
  • Dodano w wyszukiwarce interesantów między innymi kolumnę związana z NIP,
  • Wymuszono wpisywanie do systemu niezbędnych danych teleadresowych podczas wprowadzania informacji o nowym interesancie,
  • System automatycznie weryfikuje czy przypadkiem wprowadzany nr.: pesel / nip / regon już nie istnieje w bazie danych, jak również umożliwia wyszukanie jego po wszystkich głównych polach,
  • Uaktualniono dokumentację systemową dot. wszystkich dokonanych zmian,
  • Rozbudowano moduł PISM WYCHODZĄCYCH (na zewnątrz urzędu) o funkcje związane z wysyłką poprzez skrzynkę podawczą ePUAP jak również przez pocztę tradycyjną wraz z potwierdzeniami o faktycznym dokonaniu wysyłki przez Kancelarię.
  • Usunięte drobne usterki systemowe,
  • i wiele zmian usprawniających działanie systemu.
20.01.2011r
  • Umożliwiono korzystanie z nowych symboli jRWA według nowej instrukcji kancelaryjnej (zgodnie z Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 - Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.)
  • dostosowano system do pracy z nowym znakiem sprawy zgodnie z metodologią według nowej instrukcji kancelaryjnej (zgodnie z Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 - Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.)
  • Dodano automatyczne wycofywanie pisma od pracownika przy wycofywaniu pisma z wydziału
  • Drobne poprawki systemowe,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
17.12.2010r
  • Udostępniono możliwość przekazywania uprawnień do systemu podczas swojej nieobecności, na zasadzie udzielenia zastępstwa - funkcja niezależna od informacji o planowanych urlopach,
  • Usprawniono komunikację z systemem e-PUAP,
  • Wprowadzono rozróżnienia kolorystyczne dla spraw i pism a także faktur i skarg,
  • Wprowadzono dodatkowy sposób rozróżnienie spraw od pism, poprzez wyróżnienie spraw symbolem:
  • W roli "Naczelnik" dodano możliwość podglądu wysłanej korespondencji przez Kancelarię w ramach kompetencji swojej komórki organizacyjnej,
  • W roli "Auditor" odłączono mechanizm umożliwiający przekazywanie pism do Archiwum,
  • Dokonano uaktualnienia dokumentacji w związku z dokonanymi zmianami w systemie,
  • Utworzono w ramach ról "Decydent" i "Auditor" moduł statystyk i raportów, umożliwiający szczegółową analizę terminowości (czas realizacji sprawy na poszczególnych stanowiskach pracy) załatwiania spraw z podziałem na poszczególnych uczestników obiegu dokumentu, w ramach dowolnego przedziału czasowego jak również w ramach wybranej komórki organizacyjnej,
  • Dodano przy dacie zrealizowania sprawy informację w postaci trzech czerwonych wykrzykników, informującą o sytuacji w której ostateczne zakończenie sprawy nastąpiło w terminie późniejszym niż było to planowane, dodatkowo możliwe jest wyświetlenie pierwotnej, planowanej daty zakończenia sprawy,
  • Zoptymalizowano proces automatycznej aktualizacji danych systemu e-OBIEG,
  • Zmodyfikowano proces komunikacji pomiędzy systemem e-OBIEG a skrzynką podawczą na ePUAP,
  • Przebudowano moduł wysyłanie korespondencji poza Jednostkę, umożliwiając podpisanie konkretnej korespondencji wychodzącej (dokument elektroniczny w postaci pliku XML wcześniej podpisanym właściwym certyfikatem),
  • Dodano możliwość zapisu każdej sprawy jako odrębnego, niezależnego pliku w formacie XML,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.09.2010r
  • Automatyczna Integracja ze skrzynką podawczą na EPUAP:
    • pobieranie dokumentów bezpośrednio do systemu
    • wysyłanie potwierdzenia odbioru UPP
    • bieżący monitoring ilości dokumentów oczekujących na skrzynce podawczej
  • Dodana możliwość podglądu i zapisania pisma w przypadku niepowodzenia automatycznego parsowania danych
  • Uzupełniony sposób zatwierdzania faktur
  • Uzupełniona dokumentacja
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
07.04.2010r
  • Stworzono nowy moduł tzw. "FAKTURA" (dodatkowa opcja) umożliwiający w pełni kontrolować obieg dokumentu jakim jest faktura w wersji elektronicznej jak również papierowej,
  • Na potrzeby modułu "FAKTURA" stworzono nową rolę "DYSPONENTA FAKTURY" - osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentu oraz czuwającej nad dokonaniem płatności w ustalonym terminie,
  • W pełni zautomatyzowano proces „przepinania pism/spraw” podczas porządkowania bazy interesantów, tj. usuwania zbędnych wpisów,
  • Udostępniono w panelu administracyjnym systemu opcję ”wymuszania” jak również weryfikowania poprawności danych (NIP, REGON, IMIĘ I NAZWISKO, ADRES) podczas dodawania nowych interesantów do bazy,
  • Dodano w systemie możliwość wysyłania pisma jednocześnie do wielu komórek organizacyjnych (jedno pismo zapoczątkowuje kilka spraw w różnych komórkach org.)
  • Zoptymalizowano układ graficzny „Wyszukiwarki” w systemie,
  • W wydruku dziennika korespondencyjnego wprowadzono informację dotyczącą daty ostatecznego zakończenia sprawy – kolumna „Termin załatwienia”,
  • W systemie wprowadzono funkcję powiadamiania użytkowników odnośnie planowanych jak i bieżących urlopów poszczególnych pracowników Urzędu,
  • Zoptymalizowano panel administracyjny w zakresie udostępnionych nowych jak i dotychczasowych funkcji,
  • Stworzono możliwość poprzez panel administracyjny systemu do samodzielnego uzupełniania (tworzenia nowego) Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (RWA) obowiązującego w urzędzie ,
  • Ujednolicono występujące nazewnictwo w systemie,
  • Udostępniono kolejną funkcję w roli ”Decydent” polegającą na klonowaniu pisma bez zmiany jego numeru i przekazaniu ich do rozpatrzenia podległym pracownikom,
  • W „Kancelarii” stworzono możliwość klonowania zarejestrowanych wcześniej pism w celu dokonania jednoczesnej predekretacji na kilka komórek organizacyjnych,
  • W przypadku zakończenia pisma tzw. wiodącego, które jednocześnie zamyka cała sprawę , są równocześnie zakańczane automatycznie wszystkie pozostałe pisma występujące w tej konkretnej sprawie,
  • Dodano nowe pole umożliwiające wpisanie numeru FAX,
  • Czyszczone są informacje związane z danymi pracownika podczas cofania spraw,
  • Poprawiono sposób wyświetlania się informacji dot. zakończonych spraw w roli „Kancelaria”,
  • Dodano możliwość „przywrócenia” pisma omyłkowo oznaczonego jako zakończone,
  • Wyeksponowano mechanizm związany z nadawaniem znaku sprawy,
  • Zoptymalizowano menu „Decydenta” posiadającego równocześnie uprawnienia Kierownika Komórki organizacyjnej,
  • Uaktywniono możliwość przyjęcia pisma do systemu pochodzącego z innego z kraju niż Polska,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
30.12.2009r
  • Uporządkowana została kwestia terminów pism/spraw - oznaczenie pisma jako sprawy nie zmienia terminu ustalonego przez decydenta
  • Zmieniony panel ustawień w menu administratora
  • Zoptymalizowany układ wyszukiwarki
  • Dodano możliwość szybkiego odnalezienia konkretnych spraw znajdujących się w teczkach i podteczkach
  • Dodano możliwość wydruku informacji zawartych w teczkach i podteczkach spraw
  • Dodana opcja "przepinania" pism i spraw z jednego interesanta do innego w celu uporządkowania bazy interesantów
  • Nie można dodać nowego interesanta, bez uprzedniego wyszukania go w bazie
  • Wprowadzono mechanizm sprawdzania poprawności danych podczas dodawania nowego interesanta (PESEL, NIP, REGON)
  • Ujednolicono nazewnictwo występujące w systemie
  • W panelu administratora wprowadzono sortowanie alfabetyczne listy komórek organizacyjnych
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc) wynikająca z udostępnionych nowych funkcji
  • Umożliwiono tworzenie rejestrów skarg/wniosków/faktur z poziomu roli kancelarii
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
25.10.2009r
  • Dodana możliwość wydrukowania teczki spraw
  • Opcja w ustawieniach "termin_zmiana" określająca czy tylko decydent może zmieniać terminy
  • Poprawione zakańczanie spraw i pism
  • Poprawione przenoszenie spraw do archiwum
  • Poprawiona ilość pism/spraw przyjętych (liczniki na stronach startowych)
  • W opisie pisma pojawił się znak zewnętrzny,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
25.09.2009r
  • Uporządkowana została kwestia pisma/sprawy.
  • W kancelarii przyjmujemy tylko pisma - dopiero urzędnik na stanowisku decyduje czy dane pismo ma otrzymać rangę sprawy
  • Sprawy i pisma zostały zintegrowane w jednej centralnej bazie
  • Dodana została wyszukiwarka centralna "Na stanowiskach" - możemy wyszukać pismo/sprawę bez względu jaki obecnie posiada statut (w toku, zakończone, wszystkie)
  • W wyszukiwarce zaawansowanej zostało dodane pole określające Rodzaj: "Wszystkie/Sprawy/Pisma"
  • Dodanie kolumny "data zakończenia" informującej o statucie sprawy
  • Utworzono system automatycznego dodawania nowych typów wniosków XML (bez aktualizacji całego systemu)
  • Decydent posiada możliwość zadekretowania pisma/sprawy do konkretnego pracownika w urzędzie
  • Automatyczne sortowanie nazwisk podczas dekretacji
  • Dodana możliwość wydruku dziennika korespondencji od konkretnej godziny
  • Po dokonaniu zmian w panelu Administratora, Kancelaria otrzymuje dodatkową możliwość - określenia konkretnej daty przyjęcia pisma
  • Zmiany kosmetyczne w wyglądzie panelu menu w roli decydenta, urzędnika, naczelnika
  • Poprawki systemowe
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc),
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
11.05.2009r
  • Dodane importowanie spraw z wniosków o udostępnienie rejestru wyborców - formularze elektroniczne
  • Dodane automatyczne rozpoznawanie typu wniosku elektronicznego
  • Dodana wizualizacja składanych wniosków w XML
  • Poprawki systemowe
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc),
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
15.04.2009r
  • Dodane importowanie spraw Ewidencji Działalności Gospodarczej ("Jedno okienko") - formularze elektroniczne
  • Uaktualnione importowanie spraw z XML zgodnie z wzorcem EPUAP
  • Dodana możliwość ustawienia sortowania spraw po dacie wprowadzenia w obu kierunkach (najstarsze lub najmłodsze na górze)
  • W wyszukiwarce dodana możliwość wybrania pracownika prowadzącego sprawę
  • Dodana do bazy informacja o osobie wprowadzającej sprawę
  • W wyszukiwarce możliwość wyboru osoby wprowadzającej sprawę
  • Eksport spraw do archiwum zgodnie z rozporządzeniem DZ.U. 06.206.1519
  • Po dokonaniu odpowiedniej zmiany w panelu adminstracyjnym ukazuje się dodatkowe menu dla Decydenta (identyczne dla kierownika wydziału)
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc),
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.02.2009r
  • Wprowadzona pomoc kontekstowa (ukazująca się po najechaniu myszką) przy wyszukiwaniu spraw
  • Uaktualnione importowanie spraw z XML zgodnie z wzorcem e-PUAP
  • Zablokowana możliwość predekretacji bez wyboru działu
  • Poprawione działanie RWA (poprawnie pokazuje numery z grupy 0)
  • Poprawione działanie wyszukiwarki
  • Opis aplikacji do podpisywania PROTEKTOR oraz umieszczenie jej w pomocy
  • Opis spraw zawieszonych
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc),
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
01.12.2008r
  • Dodane sortowanie alfabetyczne wydziałów i pracowników w wydziałach przy wprowadzaniu korespondencji
  • Wprowadzona pomoc kontekstowa (ukazująca się po najechaniu myszką) przy ważniejszych pozycjach
  • Dodane przeglądanie w archiwum tylko spraw załatwionych osobiście
  • W wyszukiwarce można zaznaczyć przedział czasu
  • Poprawione działanie wyszukiwarki
  • Przy dodawaniu korespondencji usunięta data realizacji
  • Przy dodawaniu nowego pisma do sprawy (przychodzącego i wychodzącego) można wyszukiwać również po znaku sprawy
  • Jeśli administrator uzupełnił symbol pracownika w panelu administracyjnym pojawi się on automatycznie w znaku sprawy
  • Ujednolicone nazewnictwo w systemie (numer i znak sprawy)
  • Na stronie startowej pokazywana jest tez ilość pism (przyjętych, w toku ..)
  • Urzędnik uprawiony oraz "od ręki" ma poprawnie wyświetlaną stronę startową
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc),
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
10.11.2008r
  • Przenoszenie tytułu sprawy do opisu (i przycinanie tytułu) jeśli tytuł przekracza 100 znaków
  • Dodane usuwanie interesanta nie posiadającego spraw
  • Poprawione wyszukiwarki
  • Zmieniona wpisywanie NIP (obecnie bez żadnych kresek)
  • Dodano możliwość ustawienia domyślnego kodu pocztowego w adresie interesanta (np 71-000) (w panelu administratora)
  • Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
24.10.2008r
  • Dodana obsługa błędów do importu spraw z elektronicznego formularza
  • Dodana szybka predekretacja przy imporcie spraw z elektronicznego formularza
  • Zmieniona rola Decydent - Możliwość przydzielania spraw pracownikom swojego działu
  • Dodana została możliwość sporządzania i drukowania raportów dot. wysłanych wiadomości
  • Dodana została możliwość kasowania wiadomości
  • Dodana została możliwość dodawania nowej sprawy z tym samym nadawcą
  • Dodana została możliwość wyboru plików z katalogu na serwerze przy dodawaniu załącznika do sprawy
  • Dodano ilość notatek i załączników w opisie sprawy
  • Dodano możliwość ustawienia domyślnej poczty w adresie interesanta (np. Szczecin) (w panelu administratora)
  • Uzupełniona dokumentacja związana z pomocą
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
05.09.2008r
  • Dodana możliwość importowania automatycznego spraw z E-PUAP, Lokalnej skrzynki podawczej oraz wszystkich innych zgodnych z wzorcem wniosku uniwersalnego opublikowanego na CRD
  • Zapewniono zgodność wszelkich danych interesanta z systemem E-PUAP oraz standardem dokumentów elektronicznych
  • Uaktualniona została wersja aplikacji do podpisywania i weryfikacji podpisu elektronicznego
  • Poprawione zostały literówki
  • Poprawiona wyszukiwarka
  • Uzupełniona dokumentacja
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
08.08.2008r
  • Wyszukiwanie po numerze wewnętrznym
  • Możliwość filtrowania przy wydruku dziennika korespondencji
  • Poprawione zatwierdzanie spraw przez naczelników
  • Poprawione dekretowanie spraw na podwydziały
  • Zgodność z E-Dokumentem elektronicznym
  • Poprawione wyświetlanie listy spraw
  • Poprawiona edycja danych interesanta
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
19.06.2008r
  • Możliwość dodania spraw przez urzędnika
  • W menu pojawiła się opcja "nowa sprawa"
  • Typ sprawy nazwany jest "od Ręki"
  • Sprawa od razu jest wtedy "zadekretowania" na wydział pracownika i mu przydzielona - oczywiście decydent może to zmienić
  • Rola urzędnik „od reki”
  • Sprawy od reki dla wszystkich po zmianie w panelu administratora
  • Kancelaria może ustawić numer następnej sprawy na1
  • Sprawdzanie numeru RWA - system 4 główne cyfry wiodące kolejne cyfry można dopisywać do 20 znaków
  • Poprawione działanie wszystkich podreferatów widać sprawy i można dekretować na podreferaty
  • Na dzienniku wyświetla wydział nadrzędny
  • Predekretacja w kancelarii tylko na działy główne
  • Poprawione literówki i drobne błędy
  • Poprawione gubienie adresu w innej korespondencji
  • Administrator może na prośbę użytkownika "wyczyścić" znak sprawy i numer RWA
  • Użytkownik wysyła wiadomość do administratora z numerem sprawy ten czyści go i Użytkownik może ustawić numer ponownie (niestety sam już musi zadbać by w numeracji nie było "dziur")
  • Poprawiona dekretacja i wyszukiwanie (m/i to pokazuje na kogo dekretuje w historii obiegu)
  • Administrator może przeglądać listę spraw (nadawce, numer i tytuł) i czyścic RWA i znak sprawy do wybranego numeru sprawy
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.
20.04.2008r
  • Automatyczna zmiana nazwy nadawcy z małych na wielkie litery (opcjonalnie)
  • Włączenie lub wyłączenie funkcji dostępne w ustawieniach systemu
  • Przy rejestracji pisma można nadawać numer ręcznie (opcjonalnie)
  • Włączenie lub wyłączenie funkcji dostępne w ustawieniach systemu,
    • RWA uzupełnione o grupę zero.
  • Zmieniony sposób nadawanie numeru RWA (dodatkowo system sam sugeruje numer sprawy w teczce - automatycznie zwiększa ostatni numer o 1)
  • Znak obcy pisma wyświetla się w opisie sprawy,
  • I wiele zmian usprawniających działanie systemu,
19.03.2008r
  • Decydent może dodawać sprawy do archiwum
  • Zmiany na stanowisku:
    • Każda korespondencje można uznać jako sprawę
    • Każdą korespondencje można uznać jako Pismo w Sprawie
  • Tymczasowo:
    • W opisie sprawy - sprawę można oznaczyć jako pismo w sprawie
    • Poprawione akcje spraw: (linki po prawej stronie)
      • Usunięte duplikowanie "prześlij do opinii"
      • Poprawione przyciski dla każdej roli
  • Poprawione gubienie imion w paru miejscach
  • Poprawione moduł PISMO w SPRAWIE (poprawne wyświetlanie, dodawanie do historii obiegu)
  • W administracji:
    • Do każdego wydziału oraz pracownika można dodać symbol(Symbol ten będzie wymagany do automatycznego generowania Znaku Sprawy np OC, FN, ...)
    • Poprawione cudzysłowy "" w liście spraw
    • Dodanie automatu przesyłania do archiwum po 30 dniach od zakończenia sprawy
    • I wiele zmian usprawniających działanie systemu.