Elektroniczny obieg dokumentów

10.06.2017

uaktualniono WEBSERWIS systemu eObieg do najnowszej dostępnej wersji, udostępnionej przez Ministerstwo Cyfryzacji w zakresie ePUAP2 i Profilu Zaufanego odpowiedzialnego za prawidłowe działanie API (np. SSO SAML, wysyłanie/odbiór dokumentów, walidacja podpisów dokumentów, podpisywanie PZ),
zmodyfikowano procesy odpowiedzialne za komunikację systemu eObieg ze skrzynką podawczą ePUAP2 w zakresie stabilności połączenia, zabezpieczając przed zerwaniem lub zawieszeniem połączenia po stronie ePUAP2,
uaktualniono informacje w zakresie sposobu uzyskiwania certyfikatów serwerowych niezbędnych do integracji systemu eObieg ze skrzynką podawczą ePUAP2 w związku ze zmianą wystawcy certyfikatów na Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych S.A.,
zaktualizowano kod źródłowy systemu eObieg w celu dostosowania do wymogów PHP 5.6 oraz Debian 8 “jessie”,
zmodyfikowano sposób wyświetlania plików .pdf (Adobe Acrobat Reader),
zaktualizowano dokumentację systemową.

10.01.2017

uszczegółowiono statystyki w zakresie ilości zrealizowanych pism i spraw w jednostce
dodano możliwość oznaczania pisma jako wysłane (np. za pomocą faksu) dla poszczególnych ról w systemie e-OBIEGU, tj. Urzędnik, Naczelnik oraz Referent
wprowadzono obsługę korespondencji tajnej (dostępnej tylko dla konretnych osób realizujących sprawę jak również dla bezpośredniego przełożonego)
usprawniono pracę związaną z oznaczaniem dostarczonych dokumentów również w wersji papierowej
dodano informację dot. zmian w strukturze organizacyjnej jednostki
zaktualizowano obiektową warstwę dostępu (DataBase Abstraction Layer - DBAL) do najnowszej wersji dzięki czemu znacząco wzrosła szybkość dostępu do danych

17.10.2016

dostosowano system eOBIEG do potrzeb nowego systemu informatycznego Profilu Zaufanego (PZ) wyodrębnionego z ePUAP2,
uszczegółowiono instrukcję dot. wysyłania dokumentów elektronicznych poprzez ePUAP2 z wykorzystaniem nowego Profilu Zaufanego (PZ),
dodano weryfikację wraz z wyświetleniem informacji dot. podpisu elektronicznego w dokumentach opatrzonych Profilem Zaufanym (PZ),
wprowadzono dodatkową weryfikację komunikacji pomiędzy systemem e-OBIEG a ePUAP2,
usprawniono pracę działania modułów dot. przesyłania wiadomości wewnątrz systemu e-OBIEG oraz dodawania pisma w kancelarii,
zaktualizowano dokumentację systemową,

08.08.2016r

dodano obsługę tzw. "dużych plików" ePUAP2 czyli umożliwiono odbieranie plików o rozmiarze do 500 MB przesyłanych nowym interfejsem ePUAP2,
dostosowano parsowanie plików pobieranych z ePUAP2 oraz innych elementów dot. komunikacji związanych z działaniem WEBSERVICE (zgodnie z paczką poprawek ePUAP2 z dnia 16.07.2016r.),
zmodyfikowano działanie kalendarzy podczas dekretowania dokumentów,
unowocześniono proces generowania oraz pobierania licencji niezbędnej do prawidłowego działania systemu eOBIEG,
zaktualizowano dokumentację systemową.

01.06.2016r

dla dokumentów pobieranych ze skrzynek podawczych ePUAP2 zastosowano nowe wzory parsowania wykorzystujące technologię schematów XPath,
wprowadzono nowe opcje parsowania dot. wszystkich dokumentów tożsamości pobieranych ze skrzynek podawczych ePUAP2,
dodano możliwość ustalania planowanych terminów realizacji przesyłek w wielu dokumentach naraz w roli Naczelnik Uprawniony,
cały system został zmigrowany z systemu kontroli wersji SVN (Subversion) na nowoczesny system kontroli zmian GIT,
zaktualizowano dokumentację systemową.

21.03.2016r

dodano informację o szczegółach podpisu elektronicznego zaszytego w plikach XML przesyłanych przez ePUAP2,
uaktualniono cennik usług Poczty Polskiej,
dodano ścieżkę szybkiego dostępu do poszczególnych funkcji w systemie,
wprowadzono datę wszczęcia sprawy z urzędu, tj. datę związaną z doręczeniem zawiadomienia,
zmodyfikowano system zabezpieczeń systemu uniemożliwiając włączenie dodatkowej funkcji jako kierownika komórki organizacyjnej w roli "Decydent", w przypadku istnienia już konkretnego pracownika będącego kierownikiem tej komórki,,
uproszczono metodę dekretacji pism,
zaktualizowano biblioteki odpowiadające za łączenie się systemu eOBIEG z ePUAP2 podążając za zmianami protokołów komunikacji,
zaktualizowano biblioteki podpisywania i szyfrowania koperty SOAP,
zaktualizowano biblioteki SMARTY w celu podniesienia bezpieczeństwa i wydajności całego systemu eOBIEG
zaktualizowano dokumentację systemową.

31.12.2015r

zmodyfikowano i uproszczono sposób przyjmowania nowych przesyłek do systemu,
dodano funkcję "kopiowania" (klonowania) niezadekretowanych pism,
rozbudowano rolę "Decydenta" umożliwiając jednocześnie pełnienie funkcji Kierownika komórki organizacyjnej,
dostosowano system e-OBIEGU do nowych rozwiazań jakie w ostatnim czasie udostępnił ePUAP2,
wprowadzono dodatkową weryfikację poprawności pobieranych pism z ePUAP2,
zmodyfikowano sposób obliczania dni roboczych niezbędnych do prawidłowego wyliczania terminu realizacji sprawy (system również uwzględnia dodatkowe dni wolne od pracy wprowadzane przez Administratora systemu),
zaktualizowano dokumentację systemową.

15.09.2015r

zmodyfikowano moduł Archiwum Zakładowego przygotowując jednocześnie system do współpracy z nowo tworzonym Centralnym Archiwum Państwowym,
opracowano i wdrożono nowy układ wszystkich tabel zastępując dotychczasowe - tabele wyposażono w nowe zaawansowane filtry niezbędne do agregacji danych,
udostępniono możliwość wyszukiwania pisma poprzez znak pisma zewnętrznego,
wprowadzono wyświetlanie adresu skrytki podawczej ePUAP na każdym kroku podczas dodawania nowego pisma,
umożliwiono edytowanie tytułu pisma przez wszystkich pracowników,
zmodyfikowano nazewnictwo związane z absencją pracownika,
zoptymalizowano szablony html interfejsu końcowego użytkownika,
zaktualizowano biblioteki systemowe i skrypty do najnowych możliwych wersji (smarty,jquery i inne)
zaktualizowano dokumentację systemową

01.04.2015r

stworzono nowy moduł pism wewnętrznych umożliwiający swobodne sporządzanie i przesyłanie korespondencji wewnątrz jednostki organizacyjnej
dodano nowe kategorie pism wewnętrznych wraz z nowoczesną wyszukiwarką
stworzono uniwersalny WEBSERWIS umożliwiający w stosunkowo szybki sposób zintegrować dowolny system dziedzinowy z system e-OBIEG
zmodyfikowano dostęp do edycji wszystkich metadanych dokumentów / spraw
zmodyfikowano rejestr pism wewnętrznych zgodnie z instrukcją kancelaryjną
dodano nową funkcjonalność "zaznacz wszystko", dzięki której można podczas operacji (dekretacji, zatwierdzaniu) zaznaczać wiele pism jednocześnie
zaktualizowano mechanizmy odpowiedzialne za integrację systemu eOBIEG ze skrzynką podawczą EPUAP
zaktualizowano dokumentację systemową

01.02.2015r

utworzono dodatkowe funkcje integracji z ePUAP zapobiegające dublowaniu plików oraz wprowadzono specjalne mechanizmy sprawdzające poprawność wysyłki plików
ulepszono funkcjonalność wysyłki przez ePUAP w trybie doręczenia KPA
zmodernizowano panel obsługi struktury komórek organizacyjnych, wprowadzając dodatkowe zabezpieczenia uniemożliwiając popełnianie najczęstszych błędów Administratorów systemu
przekonstruowano mechanizm wizualizacji XML dodając nowe dokumenty oraz zestawy znaków
wprowadzono drobne poprawki i ulepszenia systemowe

01.12.2014r

dodano dodatkowe funkcje rozpoznawania tytułow z dokumentow ePUAP
ulepszono funkcjonalność wysyłki przez ePUAP w trybie doręczenia KPA
dodano pole z adresem skrytki ePUAP do przesyłek wychodzących,
dodano mechanizm normalizujący nietypowe nazwy plików
uzupełniono dokumentację systemową.

01.11.2014r

moduł wysyłki mailowej (opcjonalny), umożliwiający między innymi do automatycznego powiadamiania poprzez maila o zakończeniu konkretnego postępowania administracyjnego oraz umożliwia wysyłanie wiadomości e-mail do interesanta z dowolnym załącznikiem bezpośrednio z systemu,
dodano nowy certyfikat ROOT CA ważny do 2044 roku,
przeprowadzono optymalizację systemu oraz usunięto niepotrzebne funkcje,
zmodyfikowano mechanizmy odpowiedzialne za pobieranie plików przez system, tak aby współpracowały z najnowsyzmi wersjami wszystkich podstawowych przeglądarek (IE,Firefox, Chrome, Opera),
zmieniono ekran informacji o braku uwierzytelnia (dodano dokumentację wspomagającą instalację systemu na stanowisku pracy),
uzupełniono dokumentację użytkownika.

10.09.2014r

w pełni dostosowano system do wymagań PHP 5.5 oraz PostgreSQL 9,
dokonano zmiany systemu obsługi baz danych na bardziej wydajną bibliotekę ADODB prekompilowaną na serwerze,
przeprowadzono optymalizację systemu oraz usunięto niepotrzebne funkcje,
zmieniono zabezpieczenia podczas usuwania pracowników w panelu administracyjnym,
wprowadzono zmiany w module dodawania interesanta (dodano weryfikację danych, usuwane są tzw. niedrukowane znaki),
przeprowadzono optymalizację systemu,
wprowadzono zabezpieczenie polegające na przyjmowaniu niestandardowych znaków w tytułach pism,
zabezpieczono system przed błędami generowanymi przez ePUAP (np. brak tytułu, błędne dane itp.),
zmieniono uprawnienia wznawiania spraw,
uzupełniono dokumentację użytkownika.

14.02.2014r

dodano możliwość przydzielania zastępstw przez Decydentów w przypadku absencji nieplanowanych,
dodano możliwość uzupełnienia adresu korespondencyjnego u interesanta,
dodano możliwość oznaczenia firmy jako filii (oddziału),
urzędnik od ręki może dodać nową przesyłkę przychodzącą,
dodano możliwość przypisywania nowych przesyłek wpływających do spraw zarchiwizowanych,
uzupełniono nowe ceny przesyłek pocztowych zgodnie z cennikiem PP 01.02.2014,
dodano wyświetlanie daty odwołania certyfikatów w panelu administracyjnym,
zmieniono sposób prezentowania informacji odnośnie podległości poszczególnych komórek organizacyjnych jak również samych pracowników,
uzupełniono dokumentację użytkownika

05.11.2013r

udostępniono nowy system podpisu przesyłek wychodzących oparty na mechanizmach uwierzytelnienia platformy ePUAP, umożliwiając podpisanie dokumentu elektronicznego certyfikatem kwalifikowanym lub profilem zaufanym bezpośrednio poprzez dowolną przeglądarkę internetową,
uzupełniono dokumentację użytkownika,

01.09.2013r

wprowadzono modyfikacje w module ePUAP, polegające na dostosowaniu systemu e-OBIEG do zmian wynikających z uruchomienia nowego webserwisu przez e-PUAP,
wprowadzono dodatkowo mechanizmy wspomagające pobieranie dokumentów elektronicznych ze skrzynki e-PUAP w przypadkach zrywania połączenia internetowego,
udostępniono możliwość prowadzenia równolegle kilku aktywnych pocztowych książek nadawczych,
umożliwiono przypisywania przesyłek do spraw w archiwum,
wyświetlono ilość spraw do korekty na ekranie startowym w roli Naczelnik,
uproszczono wysyłanie dokumentów (pism) do opinii, również między komórkami organizacyjnymi funkcjonującymi w danej jednostce,
zoptymalizowano sposób dekretacji pism na poszczególne komórki organizacyjne,
zmodyfikowano zatwierdzanie pism w roli Naczelnika,
uproszczono sposób dekretacji pism na poszczególne komórki organizacyjne z jednoczesną jego automatyzacją,
zmodyfikowano sposób działania kalendarzy przy tworzeniach raportów okresowych,
wprowadzono modyfikacje systemowe na podstawie przesłanych propozycji zmian przez użytkowników końcowych,
zmodyfikowano system generowania numerów spraw oraz wprowadzono zabezpieczenia przed niewłaściwym działaniem użytkowników systemu,
zaktualizowano dokumentację użytkownika,

08.03.2013r

umożliwiono dodawanie nowych danych teleadresowych nadawców z "ręki" do niezależnej pocztowej książki nadawczej,
zaktualizowano dokumentację użytkownika,
umożliwiono przyjmowanie nowych przesyłek bezpośrednio przez naczelników i referentów - funkcja dostępna po uaktywnieniu jej w panelu administracyjnym systemu,
wprowadzono nowy mechanizm dot. sprawdzania jak również proponowania kolejnego numeru sprawy w ramach tzw. Teczki,
wprowadzono nową opcję wyszukiwania danych tj. po zawartości pola "Opis" w spisie pism/spraw,
zmodyfikowano wyszukiwanie oraz drukowanie Teczki Spraw (i podteczek),
stworzenie nowych funkcji niezbędnych do przetwarzania elementów akt sprawy niebędące przesyłkami,
wprowadzono nowy moduł dekretacji przesyłek wpływających uwzględniający możliwość opcjonalnego przesłania przesyłki "Do wiadomości" do innych komórek organizacyjnych - jednocześnie wyłączona została opcja "Klonuj" u Decydenta,
zmodyfikowano funkcję udostępniania przesyłek do wiadomości (stosowaną w przypadku koniecznej współpracy innych komórek organizacyjnych z komórką merytorycznie odpowiedzialną za sprawę),
stworzono możliwość dodawania dokumentów do spraw zakończonych i zarchiwizowanych bez konieczności wznawiania spraw (dodawanie dokumentów możliwe jest jedynie do chwili przekazania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego),

30.11.2012r

nowy moduł wysyłki pocztowej, polegający na automatyzacji wysyłki korespondencji np.Pocztę Polską (można wprowadzić cennik dowolnego operatora). Moduł zawiera mechanizm wyliczania kosztów jednostkowych przesyłki jak również i globalnych z uwzględnieniem rodzaju przesyłki, ilości, typu, wagi itp.
dodano system obsługi tabel (kopiowanie, export do excela, zapis do PDF, wydruk)
zaktualizowano dokumentację użytkownika.

01.11.2012r

system generuje UPP przy wysyłaniu przez ePUAP na adresy instytucji (m.i Urzędu Wojewódzkiego),
w systemie oddzielono fizycznie, logicznie pisma (przesyłki,akta sprawy) od spraw dzięki czemu uzyskano przejrzystą strukturę, dzięki czemu umożliwiono dodanie w kolejnych wersjach pełnej obsługi archiwizacji oraz udostępniania pełnej sprawy lub tylko części jej akt oraz automatyczna publikacje na Biuletynie Informacji Publicznej,
ostatecznie zablokowano możliwość wprowadzania spraw, którym użytkownik celowo nie nadawał znaku sprawy jak również nie przypisywał odpowiedniej kategorii z jRWA
system automatycznie zapisuje pełne metadane zgodnie z najnowszymi wymaganiami,
dodano nowe pola charakteryzujące przesyłki, między innymi: sposób dostarczenia, rodzaj dostępu czy typu dokumentu,
dodano słowniki rodzajów dokumentów, rodzajów wysyłki i praw dostępów,
zmodyfikowano system aby dodatkowo były zapisywane oprócz pełnej historii dokumentu / sprawy również wszelkie zmiany w systemie wraz z pełną ścieżkę obiegu sprawy / konkretnego dokumentu,
zmodyfikowano nazewnictwo w systemie, tak aby było zgodne z instrukcją kancelaryjną oraz wszystkimi najnowszymi rozporządzeniami,
w pełni został przepisany kod programu na OOP (ang. object-oriented programming) dzięki czemu system będzie działał wydajniej i stabilniej,
dodano nowy rewolucyjny system dostępu do bazy danych częściowo skompilowany i obsługiwany natywnie przez serwer Linux dzięki czemu baza będzie pracowała znacznie wydajniej oraz będzie mogła obsłużyć większe ilości danych, nawet tabel o rozmiarach do 32 TB czy rozmiaru dla rzędu do 1.6 TB lub rozmiaru pola do 1 GB
zmodyfikowano system automatycznej wysyłki dokumentu elektronicznego poprzez skrzynkę e-PUAP bezpośrednio przez system e-OBIEGU w taki sposób aby system działał prawidłowo nawet przy bardzo wolnych łączach internetowych, jak również w przypadku przeciążenia pracy serwerów ePUAP gdzie następuje długie oczekiwanie na odpowiedź z ePUAP-u
dodano możliwość szybkiego podejrzenia wszystkich akt spraw w danej sprawie,
przy przyjmowaniu dokumentu z ePUAP przy braku identyfikatorów (PESEL,REGON,NIP) system doposowuje interesanta lub instytucje po adresie skrzynki ePUAP

10.08.2012r

zmodyfikowano sposób wysyłki dokumentu elektronicznego z systemu e-OBIEG na skrzynkę podawczą ePUAP, w celu automatycznego otrzymywania potwierdzenia doręczenia dokumentu tzw. UPD (urzędowe poświadczenie doręczenia - tj. zwrotnego potwierdzenia odbioru)
wprowadzono kod QR (dwuwymiarowy kod kreskowy) dla każdej przesyłki wpływającej jak i wychodzącej umożliwiający szybkie skanowanie pism przez urzędników oraz jak również sprawdzenie stanu sprawy przez interesantów
zaktualizowano dokumentację techniczną

25.06.2012r

Stworzono nową wyszukiwarkę tj. "Pełna Wyszukiwarka" – umożliwiającą w prosty sposób odnaleźć w jednym miejscu wszystkie: pisma, sprawy, pisma w sprawie oraz faktury (łącznie z archiwum),
Dodano nowy rewolucyjny sposób wyświetlania: pism / spraw / pism w sprawie / faktur – wyszukiwanie "w locie po dowolnym polu",
Zmodernizowano sposób wyświetlania pism w sprawie – utworzono podział na pisma przychodzące jak i również wychodzące oraz dodano możliwość przeszukiwania dokumentów przez dowolne pole poprzez nowy rodzaj wyszukiwarki
W pismach w sprawie dodano informację o stanie pisma tj. do wysyłki / wysłane,
Przy dekretacji pisma dodano możliwość sortowania / wyszukiwania po osobie wprowadzającej dokumenty,
Dodano szybki wybór interesanta przy dodawaniu nowego pisma,
Dodano możliwość edycji danych jak również zmiany terminu przyjęcia pisma przed faktem jego dekretacją,
Uzupełniono zapisy dot. wykonywania dodatkowych czynności w systemie e-Obieg, jak również są one wyświetlane do historii obiegu pisma /sprawy,
Zmodyfikowano wyświetlane informacje dotyczące wysłania pisma w sprawie / przypisania pisma do sprawy w metryczne sprawy,
Dokonano korekt metryczki dokumentu odnośnie formy graficznej,
Zoptymalizowano moduł pism wychodzących oraz dostosowano do wymogów najnowszej instrukcji kancelaryjnej,
Podczas tworzeniu pisma w sprawie proponowany jest automatycznie tytuł pisma,
Wprowadzono dodatkowe funkcje dot. obsługi faktur dla Decydenta jako kierownika komórki organizacyjnej,
Dodano pisma "oczekujące na wysyłkę",
Dodano możliwość zmiany opisu pisma / sprawy na stanowisku,
Dodano wyświetlanie tytułu teczki w spisie spraw,
Dodano informację "od kogo" jest dane pismo w spisie spraw,
Dodano informację o cofnięciu faktury u Dysponenta Faktur,
Zmodernizowano przypisywanie pism do sprawy, między innymi wprowadzono sortowanie spraw od najmłodszych,
Pismo w sprawie przejmuje datę realizacji sprawy,
Dodano możliwość zmiany daty dla pism u kierowników komórek oraz referentów,
Dodano możliwość wysłania pisma wychodzącego do akceptacji przełożonego,
W liście interesantów uporządkowano dane według nazwiska i imienia a nie według imienia i nazwiska,
Przy dodawaniu interesanta kod pocztowy nie jest sprawdzany ani wymagany dla interesantów spoza granicy Polski,
Dodano sortowanie po nazwisku w zastępstwach,
Ukryto numer pisma który jest proponowany a nie ostateczny,
Zmiana formatu daty w wiadomościach (dodane sortowanie i wyszukiwanie),
Dodano wygodny kalendarzyk przy dekretacji faktur,
Domyślnie została uruchomiona możliwość zakładania nowych spraw przez kierowników komórek oraz referentów (do wyłączenia w panelu administracyjnym)
W panelu administracyjnym dodano informację o ilości pism/spraw jakie są w toku załatwiania przez daną komórkę organizacyjną a także wprowadzono zabezpieczenie polegające na braku możliwości usunięcia komórki /pracownika bez wcześniejszym przedekretowaniu pism / spraw znajdujących w danej komórce organizacyjnej,
Dodano możliwość wyczyszczenia plików tymczasowych oraz ponowne pobranie licencji w panelu administracyjnym,
Dodano funkcje poprawiającą nazwę pliku w przypadku nazwy z niedozwolonymi znakami lub przekraczającej długość 500 znaków,
Wprowadzono poprawki systemowe oraz utworzono duża ilość tzw. dymków z podpowiedziami,
Dodano "inteligentny" system rozpoznawania pismo/sprawa oraz praw dostępu

10.02.2012r

zablokowano możliwość nadawania znaków spraw w innych formatach niż wynika to z zapisów w obowiązującej instrukcji kancelaryjnej

30.12.2011r

usprawniono sposób dodawania załączników do pism,
wprowadzono możliwość zmiany interesanta bezpośrednio po przyjęciu pisma w Kancelarii,
dodano tzw. "Metrykę sprawy" zgodnie z nowelizowanym kodeksem postępowania administracyjnego oraz ustawy ordynacji podatkowej (zgodnie z Dz.U. 2011 nr 186 poz. 1100 - z dnia 15 lipca 2011r.) - Ustawa wchodzi w życie od 07.03.2012r.,
w roli Decydenta wprowadzono wyróżnienie w postaci informacji w kolorze czerwonym o "cofnięciu pisma",
zmieniono system wyboru daty we wszystkich raportach i dekretacjach,
dodano możliwość sortowania po dacie wpłynięcia w liście pism/sprawa danego interesanta,
zaktualizowano dokumentację techniczną,

21.11.2011r

zaktualizowano loader ionCube PHP Encoder do najnowszej wersji
zaktualizowano dokumentację techniczną

7.11.2011r

całkowicie przebudowano bazę interesantów, dzięki czemu zarządzanie danymi stało się szybsze i łatwiejsze,
w bazie interesantów stworzono nową wyszukiwarkę umożliwiającą jednoczesne przeszukiwanie danych po wszystkich polach, dodatkowo stworzono nowy sposób prezentacji danych z możliwością ich dowolnego sortowania,
całkowicie przebudowano sposób prezentacji danych w ARCHIWUM a także uruchomiono nową wyszukiwarkę, jednocześnie stworzono możliwość sortowanie po wszystkich dostępnych kolumnach,
ujednolicono wygląd, wprowadzono zmiany w stylach, dodano nowe „guziki” oraz zastosowano nową czcionkę dzięki czemu system jest bardziej przejrzysty i intuicyjny w codziennym użytkowaniu,
w wyszukiwarce zaawansowanej dodano automatyczny system podpowiedzi nazwisk pracowników jak również nazwy komórki organizacyjnej – wystarczy zacząć wpisywać początkową wartość aby wyświetliły się dane spełniające wpisany warunek,
przy wznawianiu sprawy znajdującej się w ARCHIWUM czas załatwienia zostaje przedłużony automatycznie o 30 dni licząc od dnia wznowienia,
wprowadzono szybki i prosty sposób przeglądania załączników załączonych do konkretnego pisma czy sprawy,
przebudowano moduł wiadomości, dzięki czemu dodano kilka nowych opcji między innymi automatyczną odpowiedź na otrzymaną wiadomość, w pismach na stanowiskach oraz sprawach w toku dodano kolumnę z nazwą pracownika / komórki organizacyjnej,
w historii obiegu dodano szczegółową informację o dokonaniu przez kancelarię predekretacji pisma na komórkę organizacyjną,
wprowadzono nowy sposób przeglądania załączników – bezpośrednio w oknie podglądu, zmieniono również sposób pobierania załączników bez konieczności otwierania nowej karty,
z wykazu pism usunięto sprawy (nadal można je wyświetlić w kategorii „Sprawy” lub poprzez wyszukiwarkę zaawansowaną),
zmodyfikowano rolę Decydenta w części związanej z wyświetlaniem się danych jako Naczelnika komórki. W obecnej wersji systemu w pismach i sprawach własnych znajdują się tylko dokumenty, które zostały skierowane osobiście do Naczelnika komórki organizacyjnej. Dodatkowo zmieniono opcję zakończ do akceptacji na zakończ ostatecznie,
w roli Dysponenta Faktur wprowadzono sortowanie danych po wszystkich dostępnych kolumnach,
wprowadzono dodatkowe nagłówki do każdego pisma, sprawy, pisma w sprawie czy faktury z informacją o typie i numerze w celu szybkiej identyfikacji,
przebudowano rolę „Referenta” w celu wyświetlania się spraw zrealizowanych w tzw. podreferatach,
w obecnej wersji systemu „Decydent” ma wyłączoną możliwość dekretacji faktur (dot. tylko sytuacji w której jest w systemie uruchomiony moduł faktur), dekretacja faktur odbywa sie tylko poprzez rolę „Dysponenta Faktur”
zreorganizowano system poprzez przeniesienie na nową, szybszą bibliotekę SMARTY zgodny z najnowszymi wersjami PHP i apache
inne drobne zmiany systemowe,

12.08.2011r

dostosowanie systemu e-OBIEG w związku z udostępnieniem przez MSWiA nowej wersji skrzynki podawczej ePUAP2 (zmieniającą dotychczasową funkcjonalność skrzynki podawczej) oraz nowej wersji pisma ogólnego,
dostosowaniem systemu do wymogów postawionych przez MSWiA związanych za zmianą protokołu SSLv2 na protokół SSLv3 niezbędnego do komunikacji systemu e-Obieg z ePUAP,
inne drobne zmiany systemowe,

10.07.2011r

Usprawniono wysyłkę dokumentów na zewnątrz jednostki,
Dodano możliwość wyciąganie załączników ze wszystkich formularzy e-PUAP,
Inne drobne zmiany systemowe,

01.07.2011r

Usprawniono wyświetlanie spraw i pism przy dużej ilości rekordów (serwer wysyła dane w małych paczkach, dzięki czemu możemy wyświetlić nawet 50 000 rekordów i więcej),
Dodano zapamiętywanie przeglądanych stron oraz stworzono nową metodę sortowania przy wyświetlaniu rekordów,
Inne drobne zmiany systemowe,

30.05.2011r

Usprawniono wyświetlanie spraw w archiwum przy dużej ilości rekordów,
Zmodyfikowano wyświetlanie list pism i spraw w przeglądarce Firefox,
Przy wysyłaniu wiadomości do wszystkich system obecnie pomija pracowników usuniętych,

05.05.2011r

Zmodyfikowano sposób rozróżniania spraw, pism, pism w sprawie oraz faktur poprzez wprowadzenie nowych symboli graficznych:
- dla sprawy
- dla pisma
- dla pisma w sprawie
- dla faktur
Stworzono interfejs umożliwiający automatyczną wysyłkę dokumentów elektronicznych na skrzynkę podawczą ePUAP, tym samym system e-OBIEG został w pełni zintegrowany z serwisem ePUAP. - obecnie system umożliwia odbieranie jak również automatyczne wysłanie dokumentów elektronicznych (w formacie pliku XML) na skrzynkę podawczą ePUAP-u z pełną ich wizualizacją.
Poprawiono w systemie działanie stronicowania w jednej ról tj. Decydencie w zakładce oczekujące na zatwierdzenie,
Wprowadzono nową szatę graficzną w systemie e-OBIEG, dzięki której dane są bardziej przejrzyste,
Wprowadzono do systemu nową funkcjonalność odpowiedzialną za sortowanie i wyszukiwanie danych, obecnie prawie wszystkie dane zebrane w systemie można w dowolny sposób sortować i wyszukiwać,
Utworzono w roli Decydent zakładkę Pisma Własne umożliwiając jednocześnie dekretację pism samemu sobie,
Zmieniono system prezentacji danych we wszystkich raportach w celu zoptymalizowania czasu i zajętości serwera,
Poprawiono opcję KLONOWANIA PISM u Decydenta,
Podczas pobrania dokumentu elektronicznego ze skrzynki podawczej e-PUAP następuje automatyczne zapisanie wszystkich danych petenta w bazie interesanta w systemie e-OBIEG,
Dodano wizualizację UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) w Kancelarii
Uaktualniono dane wydruku związanego z wysyłką pisma na zewnątrz urzędu a także dane na wydruku potwierdzenia,
Dodano w wyszukiwarce interesantów między innymi kolumnę związana z NIP,
Wymuszono wpisywanie do systemu niezbędnych danych teleadresowych podczas wprowadzania informacji o nowym interesancie,
System automatycznie weryfikuje czy przypadkiem wprowadzany nr.: pesel / nip / regon już nie istnieje w bazie danych, jak również umożliwia wyszukanie jego po wszystkich głównych polach,
Uaktualniono dokumentację systemową dot. wszystkich dokonanych zmian,
Rozbudowano moduł PISM WYCHODZĄCYCH (na zewnątrz urzędu) o funkcje związane z wysyłką poprzez skrzynkę podawczą ePUAP jak również przez pocztę tradycyjną wraz z potwierdzeniami o faktycznym dokonaniu wysyłki przez Kancelarię.
Usunięte drobne usterki systemowe,

20.01.2011r

Umożliwiono korzystanie z nowych symboli jRWA według nowej instrukcji kancelaryjnej (zgodnie z Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 - Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.)
dostosowano system do pracy z nowym znakiem sprawy zgodnie z metodologią według nowej instrukcji kancelaryjnej (zgodnie z Dz.U. 2011 nr 14 poz. 67 - Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.)
Dodano automatyczne wycofywanie pisma od pracownika przy wycofywaniu pisma z wydziału
Drobne poprawki systemowe

17.12.2010r

Udostępniono możliwość przekazywania uprawnień do systemu podczas swojej nieobecności, na zasadzie udzielenia zastępstwa - funkcja niezależna od informacji o planowanych urlopach,
Usprawniono komunikację z systemem e-PUAP,
Wprowadzono rozróżnienia kolorystyczne dla spraw i pism a także faktur i skarg,
Wprowadzono dodatkowy sposób rozróżnienie spraw od pism, poprzez wyróżnienie spraw symbolem:
W roli "Naczelnik" dodano możliwość podglądu wysłanej korespondencji przez Kancelarię w ramach kompetencji swojej komórki organizacyjnej,
W roli "Auditor" odłączono mechanizm umożliwiający przekazywanie pism do Archiwum,
Dokonano uaktualnienia dokumentacji w związku z dokonanymi zmianami w systemie,
Utworzono w ramach ról "Decydent" i "Auditor" moduł statystyk i raportów, umożliwiający szczegółową analizę terminowości (czas realizacji sprawy na poszczególnych stanowiskach pracy) załatwiania spraw z podziałem na poszczególnych uczestników obiegu dokumentu, w ramach dowolnego przedziału czasowego jak również w ramach wybranej komórki organizacyjnej,
Dodano przy dacie zrealizowania sprawy informację w postaci trzech czerwonych wykrzykników, informującą o sytuacji w której ostateczne zakończenie sprawy nastąpiło w terminie późniejszym niż było to planowane, dodatkowo możliwe jest wyświetlenie pierwotnej, planowanej daty zakończenia sprawy,
Zoptymalizowano proces automatycznej aktualizacji danych systemu e-OBIEG,
Zmodyfikowano proces komunikacji pomiędzy systemem e-OBIEG a skrzynką podawczą na ePUAP,
Przebudowano moduł wysyłanie korespondencji poza Jednostkę, umożliwiając podpisanie konkretnej korespondencji wychodzącej (dokument elektroniczny w postaci pliku XML wcześniej podpisanym właściwym certyfikatem),
Dodano możliwość zapisu każdej sprawy jako odrębnego, niezależnego pliku w formacie XML.

10.09.2010r

Automatyczna Integracja ze skrzynką podawczą na EPUAP:
- pobieranie dokumentów bezpośrednio do systemu
- wysyłanie potwierdzenia odbioru UPP
- bieżący monitoring ilości dokumentów oczekujących na skrzynce podawczej
Dodana możliwość podglądu i zapisania pisma w przypadku niepowodzenia automatycznego parsowania danych
Uzupełniony sposób zatwierdzania faktur
Uzupełniona dokumentacja
Inne poprawki

07.04.2010r

Stworzono nowy moduł tzw. "FAKTURA" (dodatkowa opcja) umożliwiający w pełni kontrolować obieg dokumentu jakim jest faktura w wersji elektronicznej jak również papierowej,
Na potrzeby modułu "FAKTURA" stworzono nową rolę "DYSPONENTA FAKTURY" - osoby odpowiedzialnej za obieg dokumentu oraz czuwającej nad dokonaniem płatności w ustalonym terminie,
W pełni zautomatyzowano proces „przepinania pism/spraw” podczas porządkowania bazy interesantów, tj. usuwania zbędnych wpisów,
Udostępniono w panelu administracyjnym systemu opcję ”wymuszania” jak również weryfikowania poprawności danych (NIP, REGON, IMIĘ I NAZWISKO, ADRES) podczas dodawania nowych interesantów do bazy,
Dodano w systemie możliwość wysyłania pisma jednocześnie do wielu komórek organizacyjnych (jedno pismo zapoczątkowuje kilka spraw w różnych komórkach org.)
Zoptymalizowano układ graficzny „Wyszukiwarki” w systemie,
W wydruku dziennika korespondencyjnego wprowadzono informację dotyczącą daty ostatecznego zakończenia sprawy – kolumna „Termin załatwienia”,
W systemie wprowadzono funkcję powiadamiania użytkowników odnośnie planowanych jak i bieżących urlopów poszczególnych pracowników Urzędu,
Zoptymalizowano panel administracyjny w zakresie udostępnionych nowych jak i dotychczasowych funkcji,
Stworzono możliwość poprzez panel administracyjny systemu do samodzielnego uzupełniania (tworzenia nowego) Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (RWA) obowiązującego w urzędzie ,
Ujednolicono występujące nazewnictwo w systemie,
Udostępniono kolejną funkcję w roli ”Decydent” polegającą na klonowaniu pisma bez zmiany jego numeru i przekazaniu ich do rozpatrzenia podległym pracownikom,
W „Kancelarii” stworzono możliwość klonowania zarejestrowanych wcześniej pism w celu dokonania jednoczesnej predekretacji na kilka komórek organizacyjnych,
W przypadku zakończenia pisma tzw. wiodącego, które jednocześnie zamyka cała sprawę , są równocześnie zakańczane automatycznie wszystkie pozostałe pisma występujące w tej konkretnej sprawie,
Dodano nowe pole umożliwiające wpisanie numeru FAX,
Czyszczone są informacje związane z danymi pracownika podczas cofania spraw,
Poprawiono sposób wyświetlania się informacji dot. zakończonych spraw w roli „Kancelaria”,
Dodano możliwość „przywrócenia” pisma omyłkowo oznaczonego jako zakończone,
Wyeksponowano mechanizm związany z nadawaniem znaku sprawy,
Zoptymalizowano menu „Decydenta” posiadającego równocześnie uprawnienia Kierownika Komórki organizacyjnej,
Uaktywniono możliwość przyjęcia pisma do systemu pochodzącego z innego z kraju niż Polska,

30.12.2009r

Uporządkowana została kwestia terminów pism/spraw - oznaczenie pisma jako sprawy nie zmienia terminu ustalonego przez decydenta
Zmieniony panel ustawień w menu administratora
Zoptymalizowany układ wyszukiwarki
Dodano możliwość szybkiego odnalezienia konkretnych spraw znajdujących się w teczkach i podteczkach
Dodano możliwość wydruku informacji zawartych w teczkach i podteczkach spraw
Dodana opcja "przepinania" pism i spraw z jednego interesanta do innego w celu uporządkowania bazy interesantów
Nie można dodać nowego interesanta, bez uprzedniego wyszukania go w bazie
Wprowadzono mechanizm sprawdzania poprawności danych podczas dodawania nowego interesanta (PESEL, NIP, REGON)
Ujednolicono nazewnictwo występujące w systemie
W panelu administratora wprowadzono sortowanie alfabetyczne listy komórek organizacyjnych
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc) wynikająca z udostępnionych nowych funkcji
Umożliwiono tworzenie rejestrów skarg/wniosków/faktur z poziomu roli kancelarii
Inne poprawki systemowe

25.10.2009r

Dodana możliwość wydrukowania teczki spraw
Opcja w ustawieniach "termin_zmiana" określająca czy tylko decydent może zmieniać terminy
Poprawione zakańczanie spraw i pism
Poprawione przenoszenie spraw do archiwum
Poprawiona ilość pism/spraw przyjętych (liczniki na stronach startowych)
W opisie pisma pojawił się znak zewnętrzny
Inne poprawki systemowe

25.09.2009r

Uporządkowana została kwestia pisma/sprawy.
W kancelarii przyjmujemy tylko pisma - dopiero urzędnik na stanowisku decyduje czy dane pismo ma otrzymać rangę sprawy
Sprawy i pisma zostały zintegrowane w jednej centralnej bazie
Dodana została wyszukiwarka centralna "Na stanowiskach" - możemy wyszukać pismo/sprawę bez względu jaki obecnie posiada statut (w toku, zakończone, wszystkie)
W wyszukiwarce zaawansowanej zostało dodane pole określające Rodzaj: "Wszystkie/Sprawy/Pisma"
Dodanie kolumny "data zakończenia" informującej o statucie sprawy
Utworzono system automatycznego dodawania nowych typów wniosków XML (bez aktualizacji całego systemu)
Decydent posiada możliwość zadekretowania pisma/sprawy do konkretnego pracownika w urzędzie
Automatyczne sortowanie nazwisk podczas dekretacji
Dodana możliwość wydruku dziennika korespondencji od konkretnej godziny
Po dokonaniu zmian w panelu Administratora, Kancelaria otrzymuje dodatkową możliwość - określenia konkretnej daty przyjęcia pisma
Zmiany kosmetyczne w wyglądzie panelu menu w roli decydenta, urzędnika, naczelnika
Poprawki systemowe
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
Inne poprawki

11.05.2009r

Dodane importowanie spraw z wniosków o udostępnienie rejestru wyborców - formularze elektroniczne
Dodane automatyczne rozpoznawanie typu wniosku elektronicznego
Dodana wizualizacja składanych wniosków w XML
Poprawki systemowe
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
Inne poprawki

15.04.2009r

Dodane importowanie spraw Ewidencji Działalności Gospodarczej ("Jedno okienko") - formularze elektroniczne
Uaktualnione importowanie spraw z XML zgodnie z wzorcem EPUAP
Dodana możliwość ustawienia sortowania spraw po dacie wprowadzenia w obu kierunkach (najstarsze lub najmłodsze na górze)
W wyszukiwarce dodana możliwość wybrania pracownika prowadzącego sprawę
Dodana do bazy informacja o osobie wprowadzającej sprawę
W wyszukiwarce możliwość wyboru osoby wprowadzającej sprawę
Eksport spraw do archiwum zgodnie z rozporządzeniem DZ.U. 06.206.1519
Po dokonaniu odpowiedniej zmiany w panelu adminstracyjnym ukazuje się dodatkowe menu dla Decydenta (identyczne dla kierownika wydziału)
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
Inne poprawki

10.02.2009r

Wprowadzona pomoc kontekstowa (ukazująca się po najechaniu myszką) przy wyszukiwaniu spraw
Uaktualnione importowanie spraw z XML zgodnie z wzorcem e-PUAP
Zablokowana możliwość predekretacji bez wyboru działu
Poprawione działanie RWA (poprawnie pokazuje numery z grupy 0)
Poprawione działanie wyszukiwarki
Opis aplikacji do podpisywania PROTEKTOR oraz umieszczenie jej w pomocy
Opis spraw zawieszonych
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
Inne poprawki

01.12.2008r

Dodane sortowanie alfabetyczne wydziałów i pracowników w wydziałach przy wprowadzaniu korespondencji
Wprowadzona pomoc kontekstowa (ukazująca się po najechaniu myszką) przy ważniejszych pozycjach
Dodane przeglądanie w archiwum tylko spraw załatwionych osobiście
W wyszukiwarce można zaznaczyć przedział czasu
Poprawione działanie wyszukiwarki
Przy dodawaniu korespondencji usunięta data realizacji
Przy dodawaniu nowego pisma do sprawy (przychodzącego i wychodzącego) można wyszukiwać również po znaku sprawy
Jeśli administrator uzupełnił symbol pracownika w panelu administracyjnym pojawi się on automatycznie w znaku sprawy
Ujednolicone nazewnictwo w systemie (numer i znak sprawy)
Na stronie startowej pokazywana jest tez ilość pism (przyjętych, w toku ..)
Urzędnik uprawiony oraz "od ręki" ma poprawnie wyświetlaną stronę startową
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
Inne poprawki

10.11.2008r

Przenoszenie tytułu sprawy do opisu (i przycinanie tytułu) jeśli tytuł przekracza 100 znaków
Dodane usuwanie interesanta nie posiadającego spraw
Poprawione wyszukiwarki
Zmieniona wpisywanie NIP (obecnie bez żadnych kresek)
Dodano możliwość ustawienia domyślnego kodu pocztowego w adresie interesanta (np 71-000) (w panelu administratora)
Uzupełniona dokumentacja użytkownika (pomoc)
Inne poprawki

24.10.2008r

Dodana obsługa błędów do importu spraw z elektronicznego formularza
Dodana szybka predekretacja przy imporcie spraw z elektronicznego formularza
Zmieniona rola Decydent - Możliwość przydzielania spraw pracownikom swojego działu
Dodana została możliwość sporządzania i drukowania raportów dot. wysłanych wiadomości
Dodana została możliwość kasowania wiadomości
Dodana została możliwość dodawania nowej sprawy z tym samym nadawcą
Dodana została możliwość wyboru plików z katalogu na serwerze przy dodawaniu załącznika do sprawy
Dodano ilość notatek i załączników w opisie sprawy
Dodano możliwość ustawienia domyślnej poczty w adresie interesanta (np. Szczecin) (w panelu administratora)
Uzupełniona dokumentacja związana z pomocą
Inne poprawki

05.09.2008r

Dodana możliwość importowania automatycznego spraw z E-PUAP, Lokalnej skrzynki podawczej oraz wszystkich innych zgodnych z wzorcem wniosku uniwersalnego opublikowanego na CRD
Zapewniono zgodność wszelkich danych interesanta z systemem E-PUAP oraz standardem dokumentów elektronicznych
Uaktualniona została wersja aplikacji do podpisywania i weryfikacji podpisu elektronicznego
Poprawione zostały literówki
Poprawiona wyszukiwarka
Uzupełniona dokumentacja
Inne poprawki

08.08.2008r

Wyszukiwanie po numerze wewnętrznym
Możliwość filtrowania przy wydruku dziennika korespondencji
Poprawione zatwierdzanie spraw przez naczelników
Poprawione dekretowanie spraw na podwydziały
Zgodność z E-Dokumentem elektronicznym
Poprawione wyświetlanie listy spraw
Poprawiona edycja danych interesanta
Inne poprawki

19.06.2008r

Możliwość dodania spraw przez urzędnika
W menu pojawiła się opcja "nowa sprawa"
Typ sprawy nazwany jest "od Ręki"
Sprawa od razu jest wtedy "zadekretowania" na wydział pracownika i mu przydzielona - oczywiście decydent może to zmienić
Rola urzędnik „od reki”
Sprawy od reki dla wszystkich po zmianie w panelu administratora
Kancelaria może ustawić numer następnej sprawy na1
Sprawdzanie numeru RWA - system 4 główne cyfry wiodące kolejne cyfry można dopisywać do 20 znaków
Poprawione działanie wszystkich podreferatów widać sprawy i można dekretować na podreferaty
Na dzienniku wyświetla wydział nadrzędny
Predekretacja w kancelarii tylko na działy główne
Poprawione literówki i drobne błędy
Poprawione gubienie adresu w innej korespondencji
Administrator może na prośbę użytkownika "wyczyścić" znak sprawy i numer RWA
Użytkownik wysyła wiadomość do administratora z numerem sprawy ten czyści go i Użytkownik może ustawić numer ponownie (niestety sam już musi zadbać by w numeracji nie było "dziur")
Poprawiona dekretacja i wyszukiwanie (m/i to pokazuje na kogo dekretuje w historii obiegu)
Administrator może przeglądać listę spraw (nadawce, numer i tytuł) i czyścic RWA i znak sprawy do wybranego numeru sprawy
Inne poprawki

20.04.2008r

Automatyczna zmiana nazwy nadawcy z małych na wielkie litery (opcjonalnie)
Włączenie lub wyłączenie funkcji dostępne w ustawieniach systemu
Przy rejestracji pisma można nadawać numer ręcznie (opcjonalnie)
Włączenie lub wyłączenie funkcji dostępne w ustawieniach systemu,
RWA uzupełnione o grupę zero.
Zmieniony sposób nadawanie numeru RWA (dodatkowo system sam sugeruje numer sprawy w teczce - automatycznie zwiększa ostatni numer o 1)
Znak obcy pisma wyświetla się w opisie sprawy.

19.03.2008r

Decydent może dodawać sprawy do archiwum
Zmiany na stanowisku:
- Każda korespondencje można uznać jako sprawę
- Każdą korespondencje można uznać jako Pismo w Sprawie
Tymczasowo:
- W opisie sprawy - sprawę można oznaczyć jako pismo w sprawie
- Poprawione akcje spraw: (linki po prawej stronie)
  - Usunięte duplikowanie "prześlij do opinii"
  - Poprawione przyciski dla każdej roli
Poprawione gubienie imion w paru miejscach
Poprawione moduł PISMO w SPRAWIE (poprawne wyświetlanie, dodawanie do historii obiegu)
W administracji:
- Do każdego wydziału oraz pracownika można dodać symbol(Symbol ten będzie wymagany do automatycznego generowania Znaku Sprawy np OC, FN, ...)
- Poprawione cudzysłowy "" w liście spraw
- Dodanie automatu przesyłania do archiwum po 30 dniach od zakończenia sprawy

Elektroniczny Obieg Dokumentów EZD

Elektroniczny Obieg Dokumentów EZD
Elektroniczne zarządzanie dokumentacją - papierową i elektroniczną.

Najważniejsze cechy systemu eObieg EZD

Bezpieczeństwo

ePUAP i profil zaufany

Elektroniczna komunikacja

Opis systemu eObieg

Ogólne cechy systemu

Główne funkcjonalności

Obsługa korespondecji

Korespondecja przychodząca

Korespondecja wychodząca

Prowadzenie spraw

Funkcje uzupełniające

Wdrożone systemy

Historia wersji

Elektroniczny Obieg Dokumentów EZDElektroniczne zarządzanie dokumentacją - papierową i elektroniczną.